Нюансы регистрация ККМ в обособленном подразделении

     Многие торговые компании, сети косметических салонов, сети аптек, гостиниц, имеющие множественные подразделения, сталкиваются с рядом вопросов, связанных с организацией производственной деятельности, а также с регистрацией ККМ и передачей ККМ в обособленное структурное подразделение. В данной статье мы рассмотрим практический механизм регистрации ККМ в обособленном подразделении, проблемы,  возникающие при регистрации и  дадим ряд рекомендаций. 

Алгоритм регистрации ККМ в обособленном подразделении

     Контрольно-кассовая техника, применяемая юридическими лицами и ИП, должна быть зарегистрирована в территориальных налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика. Если ККМ применяется обособленным подразделением, то она регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.
     Для того, чтобы зарегистрировать ККМ в соответствующем структурном подразделении необходимо подать заявление о регистрации в установленной форме в налоговый орган. Следует обратить внимание, что само обособленное подразделение также должно быть зарегистрировано в налоговом органе. Такое заявление подается как при установке контрольно-кассовой машины, так и при снятии ее с учета.
     Если компания имеет несколько структурных подразделений, то она имеет право поставить на учет свои обособленные подразделения, находящиеся на территориях, подведомственных разным налоговым органам, в одной из территориальных налоговых инспекций города, определяемой организацией самостоятельно, и зарегистрировать ККМ, используемую этими обособленными подразделениями, в данной инспекции (письмо ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@).
     Форма заявления о регистрации контрольно-кассовой техники утверждена Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ (ред. от 21.11.2011) "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники".  Разъяснения по вопросу заполнения формы заявления даны также в письмах ФНС России 03.04.2012 N АС-4-2/5537@ и от 21.03.2012 N АС-4-2/4767.
Важным моментом является то, что форму можно подать:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде.
Электронный формат утвержден Приказом ФНС РФ от 14.03.2012 N ММВ-7-6/155 "Об утверждении формата представления заявления о регистрации контрольно-кассовой техники в электронном виде".
Рассмотрим Пример заполнения формы заявления.
Следует обратить, что в форме указываются данные обособленного структурного подразделения.
К таким данным могут относиться:
- КПП;
- данные о доверенности, выданной на имя лица, подписывающего заявление

     Следует обратить внимание, что на втором листе заявления необходимо отразить номер идентификационного знака ККТ.
Данный номер можно взять с образца-марки пломбы и выглядит он следующим образом. Такой номер указывается в разделе 1 заявления:

ОБРАЗЕЦ
МАРКИ-ПЛОМБЫ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ

    Масштаб 1,5:1                        Масштаб 1:1

    Кроме того, в разделе 1 нужно указать заводской номер.
Cерию и учетный номер идентификационного знака Вы можете узнать, прочитав их с наклейки на корпусе кассового аппарата или из паспорта ККМ.

 

Второй раздел заполняется следующим образом.

      Кроме самого заявления необходимо собрать комплект документов:
- паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации;
- договор о технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (или центром технического обслуживания) контрольно-кассовой техники.
     Также следует подготовить доверенность на сотрудника, который будет подавать документы на регистрацию ККМ в обособленном подразделении.
     Следует помнить, что перечень документов является исчерпывающим. Так, неправомерно требовать от компании или обособленного подразделения предоставить договор аренды помещения или свидетельство о праве собственности или предъявлять какие-либо иные условия, не установленные законодательно. Такой вывод подтверждает и Минфин (письма от 10.02.2010 N 01-02-03/03-41, от 11.08.2009 N 03-01-15/8-406).
После документальной проверки в согласованное время и в согласованном месте представитель налоговой службы осуществляет внешний осмотр (Приказ Минфина РФ от 10.03.2009 N 19н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации").
    При осмотре контрольно-кассовой техники специалисту структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, следует убедиться в исправности контрольно-кассовой техники, а также осуществить следующие действия:
- обратить внимание на целостность корпуса;
- проверить наличие на корпусе контрольно-кассовой техники знаков "Государственный реестр", "Сервисное обслуживание" и идентификационного знака, который содержит наименование модели контрольно-кассовой техники и ее заводской номер.
После осмотра контрольно-кассовой техники проводится ее фискализация.
При фискализации контрольно-кассовой техники вводится пароль доступа к фискальной памяти, проверяется работа всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатывается чек на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается первый Z отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации контрольно-кассовой техники хранятся в территориальном налоговом органе в течение 5 лет.
    После фискализации специалистом структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, и пользователем (уполномоченным лицом) подписывается акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины.
     Отметки о регистрации, перерегистрации и снятии ККМ с регистрации в налоговом органе делаются в паспорте ККМ.
В целом, порядок регистрации ККМ в структурном подразделении совпадает с порядком, установленном для компании в целом.
Вместе с тем, следует обратить внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным Административным регламентом имеются случаи, когда налоговые органы отказывают в регистрации ККМ:
- представление неполного комплекта документов;
- представление для регистрации модели ККТ, не включенной в Государственный реестр ККТ или исключенной из него;
 истечение нормативного срока амортизации ранее применявшейся ККТ, исключенной из Государственного реестра ККТ;
- предъявление ККТ, находящейся в розыске;
- обнаружение неисправности ККТ, отсутствие марки-пломбы, идентификационного знака, а также средств визуального контроля.
    Следует также обратить внимание, что в отличие от ранее действующей формы заявления на регистрацию ККТ
Особенности заполнения новой формы заявления

Новая форма Заявления в отличие от формы, которая действовала до вступления в силу приказа ФНС России от 21.11.2011 № ММВ-7-2/891, содержит, в частности, сведения о регистрационном и заводском номерах кассовой техники.
Поэтому во избежание необоснованных отказов в регистрации следует также указывать данные номера.
Кроме того, новая форма, действующая с 2012 года, имеет ряд дополнений, которые необходимо указывать в самой форме:
-  Код вида экономической деятельности;
- Код налогового органа;
- Вид заявления;
- Количество страниц заявления и листов приложений;
- номер версии ККТ при наличии;
- заводской номер ЭКЛЗ и регистрационный номер;
- информация о лице, предоставившем в пользование помещение, в котором установлена техника;
- Номер и дата заключения договора на осуществление деятельности по приему       
платежей.                                   
Также из негативных последствий изменений также можно назвать невозможность регистрации нескольких ККТ по одному заявлению.
Поэтому компании могут столкнуться с проблемами необходимости заполнения новых бланков и необходимостью внесения в них дополнительной информации.
При регистрации ККТ могут возникнуть и иные проблемы, решаемые в судебном порядке.

Основные ошибки обособленных подразделений

     Некоторые ошибки могут быть связаны с введением новой формы заявления.
Например, обособленное подразделение может столкнуться с той проблемой, что заводской номер больше, чем число знаков в форме заявления. Относительно количества знаков заводского номера ЭКЛЗ следует отметить, что действующая нормативная правовая база не определяет требований к разрядности номера ЭКЛЗ. Вместе с тем, при вводе в автоматизированную систему налоговых органов реквизитов из заявления о регистрации ККТ возможно указание до 20 разрядов в заводском номере ЭКЛЗ, что полностью обеспечивает машиночитаемость формы заявления о регистрации ККТ (Письмо ФНС РФ от 03.04.2012 N АС-4-2/5537@).
     Кроме того, обособленные подразделения неправильно могут заполнять в заявлении графу «пользователь», указывая наименование структурного подразделения. Однако пользователь - это лицо, применяющее контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт с покупателем (клиентом) при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. Пользователем ККМ может являться и организация, и индивидуальный предприниматель. Также заполняется и первая страница заявления о регистрации ККМ. При заполнении заявления о регистрации ККТ на странице 1 заявления в поле "наименование, Ф.И.О. пользователя" указывается полное наименование организации, соответствующее наименованию, указанному в учредительных документах. Поэтому также не следует указывать название обособленного структурного подразделения.


Судебные риски, связанные с регистрацией ККМ

     Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники, подлежащей применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения. К заявлению прилагаются паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации, и договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания). Налоговый орган не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов регистрирует контрольно-кассовую технику путем внесения сведений о ней в книгу учета контрольно-кассовой техники (далее - книга учета). При этом перерегистрация в налоговых органах и дальнейшая эксплуатация контрольно-кассовой техники, исключенной из Государственного реестра, с неистекшим нормативным сроком амортизации допускается исключительно для контрольно-кассовой техники, ранее применявшейся. В иных случаях в перерегистрации ККМ может быть отказано. В качестве примера из судебной практики можно назвать Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.06.2008 N А33-13959/07-Ф02-2351/08 по делу N А33-13959/07.
     В целом, без регистрации обособленным подразделением контрольно-кассовых машин, невозможно ее применение. Подобный вывод сделан, в частности, в 
     Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.02.2011 по делу N А19-14700/10. Суд отказал в удовлетворении требования о признании незаконным и отмене постановления о привлечении к ответственности за осуществление наличного денежного расчета без применения контрольно-кассовой техники и без выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств за товар, поскольку установлено, что контрольно-кассовый аппарат снят с регистрации в налоговом органе. Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16.06.2010 N Ф03-3840/2010 по делу N А73-15056/2009. Состав правонарушения также формирует использование ККМ, зарегистрированной за другим юридическим лицом (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.09.2011 по делу N А03-15891/2010).
Положительным моментом из судебной практики можно назвать тот факт, что применение поставщиком при расчетах за товар не зарегистрированной в налоговых органах ККТ не может влечь неблагоприятных налоговых последствий для покупателя товаров (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.04.2012 по делу N А52-1846/2011).
     Еще одним видом рисков, связанных с применением ККМ, является необоснованный отказ в регистрации:
- Если общество не состоит на налоговом учете в иных налоговых органах, в частности, по месту осуществления деятельности или месту нахождения обособленного подразделения, то отказ налогового органа в регистрации ККТ общества является неправомерным (Постановление ФАС Уральского округа от 24.05.2007 N Ф09-3854/07-С1 по делу N А47-10120/06);
- Если срок амортизации контрольно-кассовых машин не истек, то отказ в регистрации неправомерен (Постановление ФАС Московского округа от 24.05.2006 N КА-А40/4359-06 по делу N А40-36726/05-116-300).
    Таким образом, исходя из судебной практики, возможно выделить такие риски, как использование ККМ без регистрации и неправомерный отказ налоговых органов в регистрации ККМ.

 
Рекомендации обособленным структурным подразделениям

     Прежде всего, следует рекомендовать не тянуть с регистрацией ККМ в обособленном структурном подразделении, ведь в случае нерегистрации предусмотрена ответственность на основании ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Согласно норме данной статьи нерегистрация в налоговой ККМ влечет предупреждение либо административный штраф в размере от 3000 до 4000 руб. для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 40 000 руб. - для организаций.
При этом компания не может просто передавать кассовые аппараты структурным единицам без регистрации в ИФНС по месту нахождения соответствующих обособленных подразделений. Соответствующую передачу также внутри организации необходимо оформить распорядительным актом.
     По возможности, обособленные структурные подразделения могут воспользоваться возможностью регистрации ККМ в электронном виде. Программное обеспечение ввода и формирования файла в формате передачи данных заявления о регистрации ККТ (КНД 1110021) в соответствии с приказом ФНС России от 14.03.2012 N ММВ-7-6/155@ разработано и реализовано в программе "Налогоплательщик ЮЛ" (версия 4.29), размещенной на официальном сайте ФНС России в сети Интернет.
При заполнении заявления на регистрацию следует его несколько раз перепроверить перед подачей в налоговые органы. Ведь неправильное заполнение или отсутствие прилагаемых документов, могут служить формальным отказом.
Компании следует отделять случаи, когда требуется и не требуется перерегистрация ККМ. Например, в случае если в процессе использования ККМ произошла замена марки-пломбы с одним номером на марку-пломбу с другим и причиной такой замены послужили основания, не связанные с изменением регистрационных данных ККМ, представление в налоговый орган заявления о таком изменении не требуется.
     В заключение следует отметить, что регистрация ККМ в обособленном подразделении является очень частой практикой, при этом имеет множество нюансов, которые необходимо учитывать.