Передача дел главным бухгалтером

     Рыба ищет, где глубже, а человек, где лучше. Так и главный бухгалтер может сменить работу. Новому специалисту часто необходимо за короткое время принять дела, оценить порядок ведения учета, возможные ошибки и риски.
 
Порядок передачи дел
 
     В настоящее время не существует специального правового документа, регламентирующего процедуру передачи дел увольняемого главного бухгалтера. Тем не менее не вызывает сомнения целесообразность оформления приема-передачи дел при уходе главного бухгалтера, особенно на крупных предприятиях или если на главного бухгалтера дополнительно возложены обязанности по ведению кассы, отчетов по складам, производствам и т.д. Вместе с тем, ранее, в советское время, в Постановлении Совмина СССР от 24.01.1980 N 59, была закреплена обязанность осуществления приемки и сдачи дел при назначении и освобождении главного бухгалтера путем оформления акта после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. 
    В настоящее время порядок приемки-передачи дел главного бухгалтера или иных материально ответственных лиц следует закрепить в локальном акте организации. В соответствующей инструкции целесообразно отразить передачу: 
- регистров бухгалтерского и налогового учета;
- локальных актов (учетная политика, положения об инвентаризации);
- отчетности;
- денежных средств и материальных ценностей;
- актов камеральных и налоговых документов.
    Из актов камеральных и налоговых проверок новый бухгалтер может выявить основные нарушения, риски, возникающие в организации в части ведения бухгалтерского и налогового учета.
    Поскольку согласно закону «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17) должны храниться в течение 5 лет, то именно наличие данных документов должно быть проверено новым главным бухгалтером.
        Кроме того, в локальном акте должен быть закреплен порядок передачи книг и журналов:
- регистрации доверенностей;
- регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
- кассовой книги;
- книги покупок и продаж и т.д.
    Целесообразно также в локальном акте установить порядок проведения инвентаризации всего имущества и обязательств организации. В случае смены главного бухгалтера рекомендуется провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации. Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Случаи обязательного проведения инвентаризации, в частности:
- смена материально ответственных лиц;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- реорганизация или ликвидация организации.
В целях оценки ведения учета следует обратить внимание на следующее:
- отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
- наличие большой дебиторской и кредиторской задолженности;
- наличие фактов осуществления проводок в учете без заключения договоров;
- отсутствие подтверждающих документов (накладных, актов);
- неправильное заполнение счетов-фактур;
- взаимодействие с фирмами-однодневками.
Следует прежде всего, выделить грубые нарушения бухгалтерского и налогового учета.
    К "грубому нарушению правил ведения бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской отчетности" целесообразно относить следующие деяния:
- отсутствие первичных документов;
- отсутствие регистров бухгалтерского учета;
- отсутствие бухгалтерской отчетности;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное и неправильное отражение в первичных документах, на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений;
- нарушение установленных законодательством порядка и сроков хранения бухгалтерской отчетности;
- нарушение установленных законодательством о бухгалтерском учете сроков представления бухгалтерской отчетности.
Критериям проверки налогоплательщиков определены в Приказе ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ (ред. от 10.05.2012) "Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок".
К критериям относятся следующие:
1. Налоговая нагрузка у данного налогоплательщика ниже ее среднего уровня по хозяйствующим субъектам в конкретной отрасли (виду экономической деятельности).
2. Отражение в бухгалтерской или налоговой отчетности убытков на протяжении нескольких налоговых периодов.
3. Отражение в налоговой отчетности значительных сумм налоговых вычетов за определенный период.
4. Опережающий темп роста расходов над темпом роста доходов от реализации товаров (работ, услуг).
5. Выплата среднемесячной заработной платы на одного работника ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте Российской Федерации.
6. Неоднократное приближение к предельному значению установленных Налоговым кодексом Российской Федерации величин показателей, предоставляющих право применять налогоплательщикам специальные налоговые режимы.
7. Отражение индивидуальным предпринимателем суммы расхода, максимально приближенной к сумме его дохода, полученного за календарный год.
8. Построение финансово-хозяйственной деятельности на основе заключения договоров с контрагентами-перекупщиками или посредниками ("цепочки контрагентов") без наличия разумных экономических или иных причин (деловой цели).
9. Непредставление налогоплательщиком пояснений на уведомление налогового органа о выявлении несоответствия показателей деятельности, и (или) непредставление налоговому органу запрашиваемых документов, и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п.
10. Неоднократное снятие с учета и постановка на учет в налоговых органах налогоплательщика в связи с изменением места нахождения ("миграция" между налоговыми органами).
11. Значительное отклонение уровня рентабельности по данным бухгалтерского учета от уровня рентабельности для данной сферы деятельности по данным статистики.
12. Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском.
В некоторых случаях порядком передачи дел требуется, чтобы все листы были пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. Вместе с тем, целесообразно больше внимания уделять сути и содержанию документов, а также отсутствию утерянных документов. В этой связи остановимся на документальном оформлении приемки-передачи дел.
 
Нюансы учета
 
     Каждая отрасль, каждая компания имеет свои нюансы работы. Эти нюансы могут быть связаны с применением в компании особых форм учетных документов, использованием отдельных бланков строгой отчетности. Нюансы могут возникать в случае ведения раздельного учета при применении ЕНВД и общей системы налогообложения, или же раздельного учета по НДС при осуществлении экспортно-импортных операций. 
    Целый ряд особенностей связан с отраслевой направленностью бухгалтерского учета. Конечно, бухгалтеру, работающему в строительстве сложно будет вникнуть в аспекты организации учета кинокомпании и наоборот. 
   Так, можно выделить следующие особенности деятельности подрядных строительно-монтажных организаций, которые оказывают существенное влияние на характер и возникновение дебиторской задолженности подрядных строительно-монтажных организаций:
1) долгосрочный характер выполнения заказа (выполнения строительных работ);
2) неподвижность изготовляемой продукции (связь с земельным участком);
3) участие различных организаций (одновременно или последовательно) при осуществлении строительных работ;
4) высокая материалоемкость и возможность использования материалов заказчика, полученных на давальческой основе;
5) влияние климатических и сезонных условий на процесс осуществления и сдачи строительных работ;
6) конструктивная сложность и высокая себестоимость сооружаемых объектов;
7) различные методы реализации объекта строительства (сдачи работ) и выявления финансового результата, предусмотренные Положением по бухгалтерскому учету "Учет договоров строительного подряда" (ПБУ 2/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 24.10.2008 N 116н.
Но особенности характерны для каждой отрасли в отдельности. Поэтому бухгалтеру, принятому на работу, нужно внимательно вникнуть во все нюансы учета.
     Конечно, увольняющийся сотрудник не обязан раскрывать все особенности бухгалтерского учета. Но для того, чтобы вникнуть в специфику работы компании новому сотруднику целесообразно заранее проработать вопросы, которые следует задать:
- отраслевые особенности ведения учета;
- порядок контроля расчетов с поставщиками /покупателями;
- особенности визирования документов и документооборота в компании;
- наличие собственных разработанных форм первичных документов;
- наличие особых локальных актов, регулирующих порядок учета (создание резервов отпусков, резервов на ремонт основных средств и пр.);
- особенности ведения раздельного учета;
- наличие задолженности, нереальной к взысканию;
- особенности учета производственных расходов и расходов на административно-управленческий персонал.
 
 
Документальное подтверждение приемки-передачи
 
    Приемку-передачу дел от увольняемого сотрудника новому сотруднику необходимо оформить путем издания распорядительного документа. Приказ или распоряжение подписывает генеральный директор или иное лицо, уполномоченное на подписание приказа. Если новый сотрудник не вышел, то приемку-передачу дел возможно осуществить путем передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера его заместителю или иному лицу, которое будет осуществлять его функции. Также на практике возможна ситуация, когда дела передаются генеральному директору.
В приказе указываются:
- лица, ответственные за прием и передачу дел;
- сроки приема-передачи дел;
- дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;
- порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.
     Очень важно определить срок приемки-передачи дел. Вместе с тем, обычно данный срок устанавливается в две недели (срок предупреждения работодателя об увольнении по собственному желанию - ст. 80 Трудового кодекса РФ).
Поскольку весь порядок приемки-передачи описать в распорядительном документе достаточно проблематично, то целесообразно это закрепить в локальном акте организации.
Факт приемки-передачи дел оформляется актом. Акт подписывается увольняющимся бухгалтером и принимаемым на должность бухгалтером. Также в случае проведения инвентаризации, акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
В случае несогласия сторон с актом, несогласия оформляются протоколом разногласий. Четкий перечень сведений, которые должны содержаться к акте, отсутствует. 
     Вместе с тем, в акте целесообразно отразить следующие документы:
- фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;
- дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;
- наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;
- наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;
- серии и номера неиспользованных банковских чеков;
- наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
- номера доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
- акты об инвентаризации наличных денежных средств в кассе по состоянию на конец дня приема дел;
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности;
- копия акта сверки по расчетам с бюджетом по состоянию на число;
- ключи "клиент-банк", сертификаты спецоператора связи.
Вместе с тем, представляется спорным вопрос отказа от передачи дел новому бухгалтеру.
 
Отказ от передачи дел новому бухгалтеру
 
    В трудовом законодательстве закреплено, что при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст.140 ТК РФ). При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках").
   Поэтому удержать работника путем неподписания обходного листа, невыплаты денежных средств работнику или невыдачи трудовой книжки не получится. 
   Вместе с тем, следует помнить, что обязанность приемки-передачи может быть прописана в локальных актах, с которыми будет ознакомлен сотрудник, а также в трудовом договоре и должностной инструкции. Следовательно, в случае неисполнения данных актов, работодатель может наложить дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера. Напомним, что в трудовом кодексе предусмотрены такие виды ответственности, как замечание, выговор и увольнение. Но увольнение на основании отказа от передачи дел новому бухгалтеру неправомерно, так как не будет соответствовать степени проступка.
   Вместе с тем, отказ от передачи дел должен насторожить руководство компании. Возможно такой отказ связан с растратой, хищением или другими нарушениями. Для заместителей руководителя организации и главного бухгалтера трудовыми договорами может быть установлена полная материальная ответственность (ч. 2 ст. 243 ТК РФ). Если в трудовом договоре не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то при отсутствии иных оснований для привлечения этих лиц к такой ответственности с них можно взыскать сумму лишь в пределах их среднего месячного заработка. Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности согласно ст. ст. 199 и 199.1 Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ). Однако в случае увольнения недобросовестного главного бухгалтера компании предпочитают «не выносить сор из избы», поскольку факт привлечения бывшего главного бухгалтера к уголовной ответственности может больно ударить по репутации бизнеса, привести к дополнительным налоговым проверкам и привлечению компании к административной ответственности.
     В заключение следует отметить, что при увольнении главного бухгалтера основной принцип приемки-передачи дел по принципу «доверяй, но проверяй». Поэтому от того, насколько более полно новый бухгалтер проверит ведение дел, оценит возможные риски, будет зависеть дальнейшая работа в целом.