При каком условии расходы на перевозку работников до места работы и обратно можно учитывать в целях налога на прибыль?

Ситуация: организация заключила договор с транспортной компанией, которая перевозит работников до места работы и обратно по заранее согласованному маршруту. Как известно, на подобные расходы не всегда можно уменьшать налоговую базу. Далее мы приведем перечень условий, соблюдение которых необходимо, чтобы можно было правомерно отразить расходы по такому договору в целях налога на прибыль.

Расходы на перевозку работников до места работы и обратно можно учитывать при выполнении следующих условий:

1. Данные затраты экономически оправданы (направлены на получение дохода) и документально подтверждены. Данное условие является обязательным;

2. а) Необходимость доставки работников до места работы обусловлена технологическими особенностями производства / возможность доставки работников до работы (и обратно) общественным транспортом отсутствует (например, если место работы находится вдалеке от населенного пункта и остановок общественного транспорта, либо место работы находится в промышленной зоне (и вдалеке от остановок общественного транспорта), либо численность работающих в организации не соответствует пропускной способности общественного транспорта), или

2. б) Условие о перевозке работников до места работы и обратно закреплено в трудовом договоре (контракте) с данными работниками и/или в коллективном договоре. Данное условие является взаимозаменяемым с условием 2 а). Однако оно является нелишним и позволяет снизить риск споров с контролирующими органами.

Подтверждает данную позицию и Налоговый кодекс РФ, и Минфин России в своих многочисленных письмах. В частности, в письмах № 03-04-06/77047 от 22 декабря 2016 г., № 03-03-06/1/69181 от 27 ноября 2015 г., № 03-03-06/1/449 от 31 августа 2012 г., № 03-03-06/1/778 от 24 ноября 2011 г. и в недавнем письме от 10 января 2017 г. № 03-03-06/1/80079.

Далее поясним каждое из условий:

1-ое, приведенное выше, требование обусловлено положениями п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

При этом отметим, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты:

  • подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ,
  • либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы,
  • и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

2 а) и 2 б) условия основаны на положениях п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, в соответствии с которым:

В целях налога на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением:

- сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства,

- и случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Отметим, что к условию 2 а) относится и ситуация, если общественный транспорт до места работы не ходит в нужное организации время (например, если у организации многосменный режим работы и ей необходима доставка работников и в ночное время). Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/1/449 от 31 августа 2012 г., Постановлении ФАС ЗСО № А27-11302/2012 от 15 марта 2013 г., Постановление ФАС МО по делу № КА-А40/4234-09 от 17 июня 2009 г.