Продукты питания в различных хозяйственных ситуациях

В настоящее время довольно острым вопросом для бухгалтера организации является оформление различных приобретаемых продуктов питания, как для работников, так и для гостей компании. Кроме того, многие компании предоставляют по собственной инициативе бесплатное питание сотрудникам компании. Вопрос актуален тем, что улучшать условия труда в организации и тем самым повышать привлекательность компании на рынке труда приходится за свой счет. То есть такие затраты налоговые органы экономически обоснованными признают не всегда.

В данной статье мы попробуем осветить учет продуктов питания в некоторых хозяйственных ситуациях, которые наиболее часто встречаются в практике бухгалтера большинства российских компаний.

? Питьевая вода

В каждом офисе сейчас стоят аппараты с питьевой водой (кулеры) либо системы фильтровально-очистительных установок . Это обычное дело, и отсутствие чистой питьевой воды считается просто дурным тоном.

В письме Минфина России от 10 июня 2010 года № 03-03-06/1/406 высказана следующая точка зрения: «В соответствии с пп.7 п.1 ст.264 НК РФ в прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, включаются затраты по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации. По мнению Департамента, если водопроводная вода не соответствует Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.1.4.1074-01 "Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого водоснабжения. Контроль качества. Гигиенические требования к обеспечению безопасности систем горячего водоснабжения" (введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 07.04.2009 N 20*) и опасна для использования в качестве питьевой, то затраты на приобретение специального оборудования для фильтрации водопроводной воды могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль».

От чего отталкиваться бухгалтеру при учете расходов, допустим на приобретение кулера и питьевой воды?

Статья 223 Трудового кодекса РФ обязывает фирму устанавливать аппараты с водой только для определенных категорий сотрудников, работающих в горячих цехах. Минфин России дополнительно позволяет списывать расходы на приобретение кулера и бутилированной воды, если по заключению санитарно-эпидемиологической службы вода в водопроводе непригодна для питья.

Для того чтобы обосновать расходы на приобретение кулера, нужно доказать обоснованность расходов на снабжение сотрудников качественной питьевой водой.

В подпункте 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ сказано, что организация может учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на обеспечение нормальных условий труда. Некоторые характеристики нормальных условий труда перечислены в статье 163 Трудового кодекса РФ. Несмотря на то, что снабжение сотрудников качественной питьевой водой в их числе не упомянуто, оно является одним из элементов санитарно-бытового обслуживания сотрудников, которое обязан обеспечить работодатель (ст. 223 ТК РФ).

Гигиенические требования к качеству питьевой воды, производимой и подаваемой централизованными системами питьевого водоснабжения, установлены СанПиН 2.1.4.1074-01. Таким образом, если водопроводная вода не соответствует им и опасна для использования в качестве питьевой, то затраты на приобретение кулера могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций (подтверждается вышеуказанным письмом Минфина России от 10 июня 2010 г. № 03-03-06/1/406).

В тоже время, если организация находится в новом здании с новыми трубами и вода из крана течет вполне «приличная», то бухгалтер может применить небольшую хитрость. Дело в том, что В статьях 22, 163, 223 и 224 Трудового кодекса РФ сказано, что организация обязана проводить мероприятия по охране труда. Состав таких мероприятий приведен в постановлении Минтруда России от 27 февраля 1995 г. № 11. В него, в частности, входит приобретение оборудования для подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков (п. 2.19 постановления Минтруда России от 27 февраля 1995 г. № 11). Если организация устанавливает кулеры в рамках программы мероприятий по охране труда, расходы на их приобретение тоже можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичный вывод содержится, например, в определениях ВАС РФ от 10 августа 2009 г. № ВАС-10293/09, от 30 мая 2008 г. № 6728/08).

? Чай, кофе, сахар…

Специалисты главного финансового ведомства считают, что затраты на приобретение кофе и чая для работников при определении налогооблагаемой прибыли можно включить в расходы на оплату труда. Но только если прописать бесплатное питание в трудовых и коллективных договорах. Согласно пункту 25 статьи 270 НК РФ, для целей налогообложения прибыли организаций не учитываются расходы на бесплатное питание работников. Исключение – предоставление спецпитания отдельным категориям специалистов в случаях, предусмотренных законодательством. А также когда питание предоставляется согласно трудовым и (или) коллективным договорам (контрактам). Следовательно, Налоговый кодекс РФ допускает учет в составе налоговых расходов данных затрат, если они предусмотрены в коллективном или трудовых договорах. Тогда их можно включить в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Но все не так гладко как кажется…

В случае передачи кофе, чая собственным сотрудникам скорее всего придется заплатить НДС. Финансисты считают, что бесплатное угощение для сотрудников относится к безвозмездной передаче товаров, которая в силу подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ является объектом обложения НДС. Правда НДФЛ начислять не нужно на стоимость бесплатного чая и кофе для сотрудников, если их передача обезличена, не надо, поскольку в данном случае определить стоимость дохода в натуральной форме невозможно.

По общему правилу счет-фактуру нужно составить в течение пяти дней, считая со дня передачи товаров (чая, кофе, сахара) (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если же товары отгружаются со склада постоянно, счет-фактуру можно выписать на всю сумму товаров, переданных в течение налогового периода. Такие разъяснения по вопросу выставления счетов-фактур по итогам месяца приводятся в письмах Минфина России от 18 июля 2005 г. № 03-04-11/166 и МНС России от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404.

По сути можно выбрать три варианта учета:

I.       Оплата за счет собственных средств, если траты не велики.

II.     Отнесение к расходам на оплату труда. Но в этом случае расходы становятся частью оплаты труда и облагаются всеми «зарплатными налогами».

III. Учет как обеспечение нормальных условий труда (НДС все равно заплатить придется).

Мы говорили о передаче чая, кофе, сахара собственным сотрудникам. Далее следует обратить внимание на гостей и клиентов компании. Соблюдая деловой этикет гостям, ожидающим в офисе встречи или оформления документов подают также чай и кофе, мучные изделия, а то и горячительные напитки. Как быть в этом случае? К сожалению списать на затраты стоимость продуктов питания, предназначенных для гостей, в налоговом учете не удастся. Во всяком случае к представительским такие расходы не относятся. В этом убеждены специалисты Минфина России (письмо от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327). По их мнению, перекусы ожидающих клиентов за счет встречающей компании – это скорее отдых, чем буфетное обслуживание в рамках официальных встреч. То есть требования пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не соблюдаются.

Для организаций, которые применяют Упрощенную систему налогообложения также много минусов. В перечне расходов налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения (п. 1 ст. 346.16 НК РФ), не предусмотрены затраты на приобретение товаров (чай, кофе, сахар, соки, фрукты, горячие бутерброды) для обслуживания клиентов, указывает УФНС России по г. Москве вписьме от 21.01.2011 № 16-15/005285@. Соответственно учесть их в налоговой базе не получится. Эти расходы следует рассматривать как траты для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

? Обязательное бесплатное питание

Обязательное бесплатное питание предусмотрено лишь для отдельных категорий персонала:
– сотрудников, работающих во вредных условиях;
– спортсменов.

Сотрудникам, которые работают во вредных условиях, положено молоко или другие равноценные продукты. Сотрудникам, работающим в особо вредных условиях, нужно предоставить лечебно-профилактическое питание. Это закреплено статьей 222 Трудового кодекса РФ.

Перечень вредных производственных факторов, при воздействии которых сотрудникам рекомендовано молоко (другие равноценные продукты), утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н.

Перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания, а также рационы лечебно-профилактического питания, нормы бесплатной выдачи витаминных препаратов и правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 46н.

Независимо от применяемой системы налогообложения со стоимости бесплатного питания (суммы денежной компенсации взамен питания), предоставленного по законодательству и в пределах установленных норм сотрудникам, которые работают во вредных условиях, не начисляйте:
– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 8 октября 2010 г. № ЯК-37-3/12943, от 28 апреля 2009 г. № 3-2-06/47);
– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19);
– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

При этом вредные условия труда на конкретных рабочих местах должны быть подтверждены результатами их аттестации (письма Минфина России от 1 августа 2007 г. № 03-03-06/4/104, от 18 июня 2007 г. № 03-04-06-01/192).

? Бесплатное питание по собственной инициативе

Налогообложение операций, связанных с организацией бесплатного питания сотрудников, зависит от того, ведется ли персональный учет расходов на бесплатное питание каждого сотрудника. Это условие имеет значение, в частности, для начисления НДФЛ и взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Стоимость питания, предоставленного сотрудникам бесплатно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Если персональный учет расходов на питание ведется (например, с помощью талонов), то с суммы такого дохода организация обязана удержать НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ), а также начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) обслуживание.

Причем такой учет лучше организовать. Так как за нарушение правил учета объектов налогообложения налоговая инспекция может наложить на организацию штраф в размере 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, налоговая инспекция может оштрафовать организацию и за то, что она не выполнила обязанности налогового агента и не удержала НДФЛ со стоимости бесплатного питания.

Для того, чтобы учесть данные затраты при исчислении налога на прибыль следует:

Во-первых, предусмотреть организацию бесплатного питания в трудовых и (или) коллективных договорах;

Во-вторых, организовать учет суммы дохода, полученного каждым сотрудником (о чем говорилось выше).

О таком положении вещей говорится в Письме Минфина России от 4 марта 2008 года

№ 03-03-06/1/133: «Согласно статье 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами».

Кроме этого не следует забывать о налоге на добавленную стоимость. НДС со стоимости бесплатного питания, предоставляемого сотрудникам, нужно начислить в любом случае независимо от того, как оно организовано. Такая операция признается безвозмездной передачей товаров и облагается НДС (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налоговой базой при этом является рыночная стоимость обеда без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Рассмотрим организацию питания сотрудников на конкретном примере:

ООО «Ромашка» в коллективном и трудовых договорах предусмотрела обеспечение сотрудников  бесплатными обедами. Для обеспечения питания заключен договор с бистро, которое ежедневно поставляет готовые обеды в офис. Цена одного обеда в апреле 2011 года составляла 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.), что соответствует рыночной стоимости. В мае 2011 года сотрудникам было предоставлено 200 обедов.

Дебет 41 Кредит 60 – отражена стоимость бесплатных обедов 20 000 руб. ((118 руб. – 18 руб.) × 200 шт.)  

Дебет 19 Кредит 60 – учтен «входной» НДС 3600 руб. (18 руб. × 200 шт.)

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС 3600 руб.

Дебет 70 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» – предоставлены сотрудникам бесплатные обеды 23600 руб.

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС со стоимости предоставленных обедов 3600 руб.

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 41– списана стоимость обедов 20 000 руб.

Дебет 20 Кредит 70 – включена в состав расходов на оплату труда стоимость бесплатных обедов 23600 руб.

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»–удержан НДФЛ со стоимости бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам 3068 руб. (23600 руб. × 13%)

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»– начислены взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии со стоимости бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам 6136 руб. (23600 руб. × 26%)

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»– начислены взносы на обязательное социальное страхование со стоимости бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам 684 руб. (23600 руб. × 2,9%)

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» – начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ФФОМС со стоимости бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам 732 руб. (23600 руб. × 3,1%)

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ТФОМС»– начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ТФОМС со стоимости бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам 472 руб. (23600 руб. × 2%)

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний 47 руб. (23600 руб. × 0,2%)

При расчете налога на прибыль в состав расходов включена стоимость бесплатных обедов и начисленные на нее страховые взносы – 31671 руб. (23600 + 6136 + 684 + 732  + 472 + 47).

Мы отразили некоторые ситуации, которые возможно имеют место быть в учете бухгалтера. Но подобных вариантов хозяйственных операций, в которых участвуют продукты питания великое множество. Это и деятельность столовых в организациях, и выдача продуктовых пайков. Может возникнуть необходимость выдать заработную плату продуктами и тому подобное. В любом из этих вариантов бухгалтеру следует быть очень осмотрительным при отражении хозяйственной операции в бухгалтерском учете и при налогообложении.