Управление дебиторской задолженностью

     Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной, посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являются ключевыми факторами развития компании. Главным показателем стабильности выступает как раз грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью. 
     На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное внимание должно быть уделено следующим пунктам.
- срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договора с заранее предусмотренным сроком кредитования);
- уровень платежеспособности и надежности клиента. Особое внимание при сборе информации  уделяется не только открытым источникам, но и не официальным. Таким, как личные связи в контролирующих и правоохранительных органах;
- создание системы так называемых резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств. И хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
- создание налаженной схемы работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на СБ предприятия. Кроме этого, сюда входят финансовые инструменты, такие, как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
- предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования.  Тем самым происходит стимулирование клиента к как можно более быстрому погашению задолженности.
    Но как показывает практика, самая совершенная фильтрация заказчиков, покупающих товар на договорных условиях, неспособна дать стопроцентный результат. Дебиторская задолженность сама по себе не является злом для компании, однако надо точно понимать, какой размер задолженности, какого качества и в какой период приемлем или неприемлем для поставщика. Для этого разработаны следующие инструменты. 
     Анализ дебиторской задолженности в предшествующем периоде
Здесь вначале рассматривается уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде.

                            Кдз=З/А,

где Кдз – коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;
       З – сумма задолженности;
       А – общая сумма оборотных средств.
Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ.
Рассчитывается по следующей формуле.

                            КО=ОР/З,

где КО – количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;
      ОР – сумма оборота в рассматриваемом периоде;
       З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
После этого определяется уровень безнадежной задолженности.

                            Кпр =  Зпр/З,

где Кпр – коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;
       Зпр – задолженность, неоплченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;
       З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в ДЗ.

                           Эдз = Пдз-Здз-Пдз,

где Эдз – коэффициент эффективности вложеннх средств в ДЗ;
       Пдз – прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;
       Здз – затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и
       пр.);
       Пдз – сумма финансовых потерь от невозврата долгов.
Следующим показателем является определение необходимой суммы оборотных средств, инвестируемых в ДЗ.

                           Сдз = Ор+Кс*(Пдн+Ппр),

где Сдз – сумма средств, инвестируемых в ДЗ;
      Ор – запланированный объем сбыта в кредит;
      Кс – соотношение себестоимости и цены продукции;
      Пдн – средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;
      Пдр – период просрочки платежей, дней.
В случае, когда компания не может инвестировать необходимые средства в ДЗ, необходима корректировка планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.
Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование ДЗ. Основными формами рефинансирования являются:
- факторинг;
- форфейтинг;
- вексельный учет.
     Особый интерес для предприятия представляет факторинг, как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент предприятие оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.
     Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Увеличение срока действия договора увеличивает объем реализации и выручку, однако увеличивает количество средств, которые необходимо инвестировать в ДЗ и увеличению финансового цикла компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все эти  факторы.
     Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, предприятие выстраивает для себя кредитную политику,  которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.
В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет стоимость предоставления кредита. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции.
     Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит.

                              Пг = Цс*360/Сп,

Где Пг – норма процентной ставки на предоставляемый кредит;
       Цс – скидка, предоставляемя при немедле оплате без отсрочки;
       Сп – срок действия кредитного договора.
     Особенностью установления этой нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любом случае она должна быть ниже, чем в финансовых учреждениях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.
    Основываясь на опыте работы с ДЗ отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень вовлеченности  ответственности каждого сотрудника в процесс управления ДЗ. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую составляющие. Юридическая служба отвечает за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). В случае перерастания задолженности в разряд проблемной в структуру работы подключается СБ предприятия.
    Кроме этого, важно, что бы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность между отделами, приводящая к снижению эффективности. Поэтому необходимо не только четкое распределение функций между подразделениями, но и четкое описание действий на всех этапах работы с проблемным клиентом.

Стадия управления дебиторской задолженностью
Действия по управлению дебиторской задолженностью
Задействованное подразделение
Cрок оплаты в пределах действия договора
Подписание договора
Финансовый директор
Выписка счета на оплату
Отдел сбыта
Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписка расходных накладных, подтверждение от клиента о получении товара в надлежащем количестве и качестве)
Отдел сбыта
Напоминание о дате платежа (за 3 рабочих дня до окончания срока действия договора)
Отдел сбыта
Просрочка платежа до 7 рабочих дней
Выяснение причин задержки платежа
Отдел сбыта
Согласование графика погашения просроченной задолженности
Финансовый отдел
Прекращение дальнейших отгрузок
Коммерческий директор
Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций
Финансовый директор
Просрочка платежа от 7 до 30 рабочих дней
Начисление штрафа
Финансовый директор
Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости платежа
Отдел сбыта
Личная встреча с руководителем или собственником компании должника
Коммерческий директор, отдел сбыта
Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству
Юридическая служба
Просрочка платежа от 30 до 60 рабочих дней
Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения
Начальник СБ, отдел сбыта
Официальная претензия (письменно)
Юридическая служба
Просрочка платежа более 60 рабочих дней
Подача иска в суд
Юридическая служба

     Дополнительным стимулом, снижающим количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как введение зависимости между премиальными отдела сбыта и состоянием общей ДЗ на предприятии. Несмотря на то, что в процессе оценки  платежеспособности потенциального клиента, его надежности, принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений. Тем более они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно в основном на основании информации, представленной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения о подписании или неподписании договора на отсрочку платежа.
     В свою очередь, не меньшая ответственность лежит на финансовом отделе предприятия, в обязанности которого входит безошибочное проведение анализа состояния общей ДЗ по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для финансового состояния, чем возникновение безнадежной задолженности из-за неверного сбора информации о потенциальных клиентах.
    Учет и своевременный анализ состояния ДЗ в настоящее время невозможен без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с увеличивающимся объёмом отгрузок, количеством выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Что, в свою очередь, позволяет более точно оценивать риски во время принятия решения о подписании договора с тем или иным покупателем.
     В заключении хочется добавить, что в процессе управления дебиторской задолженностью одним из главных факторов является профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, взятие контрагентом на себя обязательств должно быть выполнено точно в установленные сроки и надлежащим образом.  Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от уплаты на основании того, что истец не предоставил всех необходимых, должным образом оформленных, документов, подтверждающих факт отгрузки и предоставление кредита.