6 способов материального стимулирования сотрудников, которые могут снизить страховые взносы.

Страховые взносы часто воспринимаются компаниями как неприятная обязанность, которая никак не может стимулировать персонал. Действительно, заморозка накопительной части пенсии, введение балльной системы пенсионных накоплений, изменение администрирования пенсий и пособий негативно воспринимаются работниками и не позволяют говорить том, что работники считают стимулированием выплаты в виде страховых взносов. Но тем не менее, существуют способы материального стимулирования работников, которые заодно помогают сократить страховые взносы.
Первый способ материального стимулирования: бесплатные обеды в виде шведского стола
 
Многие работники предпочитают обедать в офисе, что экономит время и деньги. Для работодателя это также позволяет и сэкономить время обеденного перерыва, ведь работнику не нужно бегать и искать какое-то место, обходить улицы или кварталы, не нужно из дома нести микроволновку, чтобы разогреть обед в офисе и каждый день с судочками бегать по метро. Сэкономить можно на том, что заказывая обеды в офис в виде шведского стола не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы. При отсутствии персонифицированного определения размера выплат в натуральной форме конкретным физическим лицам нет и объекта обложения страховыми взносами. При организации питания по типу шведского стола определить сумму дохода в натуральной форме каждого работника не представляется возможным. Расчет страховых взносов на основании количества отработанных каждым сотрудником дней в календарном месяце и среднестатистической стоимости обеда в столовой не отвечает условию «персонифицированности». Такой вывод сделан в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 30.05.2012 № Ф03-1636/2012. Для того чтобы использовать этот способ снижения страховых взносов необходимо: установить в трудовом договоре и (или) коллективном договоре возможность обеда в виде шведского стола; в договоре с кеттеринговой службой или специальным комбинатом питания установить, что обеды поставляются в виде шведского стола.
 
Второй способ: обучение работников
Постоянное обучение работников позволяет не только получить в команду профессионалов, которые подтверждают и постоянно повышают уровень своей подготовки, но и является эффективным средством мотивации. Некоторые работники очень хотят и даже мечтают закончить дорогостоящие программы MBA, повысить уровень английского языка, но у них просто не хватает на это денег и времени.
 
 
Поэтому работодатель может использовать два варианта:
-самостоятельное направление работника на учебу за свой счет;
-возмещение расходов на профессиональную подготовку,переподготовку и повышение квалификации работников
 
Также можно будет не облагать взносами и те услуги, которые косвенно касаются обучения. Так, если организация оплачивает проезд работника, обучающегося заочно, к месту учебы и обратно, то у нее не возникает обязанности по начислению указанных взносов. Такой же вывод содержится в письме Минздравсоцразвития России от 20.04.2010 N 939-19.
 
 
Для того, чтобы использовать данный вариант материального стимулирования , необходимо:
-определить возможную сумму компенсации или расходов на обучение;
-собрать подтверждающие документы: договоры на обучение, лицензии на предоставление услуг по обучению сотрудников, приказы работодателя, свидетельствующие о том, что обучение соответствует профилю работы сотрудника.
 
 
Также важно правильно составить приказ на обучение или на компенсацию расходов. Если просто работодатель включит данные суммы в ежемесячные выплаты или в премию, отдельно не выделив возмещение расходов на профессиональную подготовку или переподготовку, то в этом случае необходимо будет обложить выплаты страховыми взносами (см. также, как сократить расходы на обучение персонала).
 
 
Способ №3. Компенсационные выплаты по договорам гражданско-правового характера
 
Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению страховыми взносами в том числе и компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера (читайте также, как избежать признания гражданско-правового договора трудовым). Например, работник осуществляет деятельность в Российской Федерации в качестве заместителя директора и одновременно с ним заключен договор гражданско-правового характера по организации офиса за рубежом.
 
 
По гражданско-правовому договору работник:
-бронирует гостиницу; арендует автомобиль;
-имеет мобильный телефон, по которому ведет переговоры;
-оплачивает интернет и приобретение компьютера для осуществления данных услуг.
 
 
Все вышеперечисленные расходы можно не включать в облагаемую страховыми взносами базу.
 
 
Еще один пример. Нам нужен системный администратор, который будет работать удаленно. Соответственно те выплаты, которые мы будем ему производить по гражданско-правовому договору, будут облагаться страховыми взносами, а вот компенсация за Интернет, электричество, мобильную связь и т.д. не будут облагаться взносами.
 
Для того, чтобы использовать данный способ, необходимо:
-определить те виды расходов, которые подлежат компенсации;
-установить нормы компенсации;  указать в договоре и приказе,
-что конкретно будет подлежать компенсации и в каком размере.
 
4 способ – переезд офиса в другой регион или вахтовый метод
 
Все расходы, которые связаны с компенсацией с переездами, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, не будут облагаться страховыми взносами. В целом, переезд офиса позволяет сократить расходы за счет более дешевой рабочей силы, более дешевой аренды, возможности оптимального размещения производства и сбыта продукции. Еще одним вариантом является вахтовый метод работы и компенсация расходов работников.
 
 
К возможным расходам можно отнести:
-расходы на проезд; расходы на аренду жилья;
-компенсации, так называемые «подъемные»,
-связанные с переездом работников.
 
 
Согласно статье 169 ТК РФ работодатель обязан возместить, в частности, расходы по обустройству на новом месте жительства.
 
Законодательство не содержит разъяснений о том, включают ли эти расходы оплату жилья. Установленные на основании локального акта выплаты по компенсации расходов на наем жилья при переезде в другую местность носят социальный характер, не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества, условий выполняемой работы. Эти выплаты произведены не в рамках трудовых отношений (определение Верховного Суда РФ от 16.09.2015 № 304-КГ15-5008).
 
 
Следовательно, для того, чтобы не облагать вышеуказанные выплаты, необходимо:
  -установить выплаты в локальном акте;
  -определить суммы компенсации в приказе и смете.
 
Обратите внимание!
 
Существует риск, связанный с увольнением работника. Если работодатель компенсировал работнику расходы по перевозке его личного имущества к новому месту жительства, а после сотрудник уволился, то такая компенсация облагается взносами при условии, что она выплачена до даты расторжения трудового договора (письмо Минтруда России от 01.06.2016 N 17-3/В-214).
 
Пятый способ: выплата материальной помощи
 
Выплата материальной помощи не будет также облагаться страховыми взносами.Однако виды выплачиваемой материальной помощи, необходимо установить в соответствии с Налоговым кодексом.
 
Не облагаются выплаты в виде материальной помощи:
 -физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения  причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от        террористических актов на территории Российской Федерации;
-работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
-работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении) ребенка, установлении опеки над ребенком,  выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления), установления опеки, но не более 50 000 рублей на    каждого ребенка.
 
 
Также важно нормировать подобную помощь и выплаты. Не облагаемой является материальная помощь работнику, не превышающая 4000 руб. за календарный год (подп. 11 п. 1 ст. 422, п. 1 ст. 423 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 20.2, п. 1 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
На данную возможность указывают также судьи, так выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд) и не облагаются взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (постановление от 14.05.2013 № 17744/12).
 
Для того, чтобы использовать данный вариант материального стимулирования, необходимо:
-установить в трудовом договоре возможность выплаты материальной помощи;
-в коллективном договоре четко прописать возможность осуществления материальной помощи, размеры и сроки выплат, а     также документальное оформление выплат.
 
Способ №6. Оплата проезда отдельным категориям работников
 
Страховыми взносами не облагается стоимость льгот по проезду, предоставляемых законодательством Российской Федерации отдельным категориям работников.
Организация должна компенсировать подтвержденные документами расходы работника на служебные поездки, не связанные с командировками (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).
 
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
-расходы по проезду;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
-иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
 
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям статьи 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).
 
Следовательно, необходимо собирать документы, подтверждающие вышеуказанные расходы.
 
Для того, чтобы оформить подобную компенсацию, необходимо:
-определить в трудовом договоре, что например, работа носит разъездной характер;
-установить конкретную сумму расходов на проезд;
-издать приказ о компенсации проезда или приобрести проездной билет.
 
В заключение необходимо отметить, что на практике существует гораздо больше случаев оптимизации страховых взносов, но работодатели почему-то их не используют. Однако именно выплаты и компенсации, поименованные в статье 422 НК РФ, позволяют реально сэкономить на страховых взносах, как с помощью материального стимулирования сотрудников, так и с помощью других методов.