7 советов, которые помогут провести внутренний аудит на предприятии

Определение лиц, которые проводят внутренний аудит, осуществляется непосредственно руководителем о Порядоке проведения внутреннего аудита в законодательстве не определен, но очевидно, что в отличие от внешнего аудита внутренний аудит проводит специализированное подразделение компании. Таким подразделением не может выступать бухгалтерия, поскольку в этом случае не будет соблюден принцип независимости внутреннего аудита. В этой связи дадим несколько важным советов, каким образом провести внутренний аудит.

Совет 1 – подойдите серьезно к определению лиц, проводящих аудит

Определение лиц, которые проводят внутренний аудит, осуществляется непосредственно руководителем организации. Это может быть собственная служба внутреннего аудита или может быть постоянно действующая комиссия по проведению внутреннего аудита.

Перечень лиц, состоящих в комиссии, как ровно и структура службы внутреннего аудита определяется приказом руководителя организации или предприятия.

К выбору лиц, которые участвуют в проведении аудита, необходимо подойти достаточно серьезно. Прежде всего, они должны обладать необходимыми познаниями, а также быть независимыми. Так, если мы назначим в комиссию специалистов из бухгалтерии, то критерий независимости нивелируется, а если мы в комиссию включим только технических специалистов, то в этом случае они не смогут провести аудит бухгалтерских счетов учета и уплату налогов.

Совет 2 – определите сроки проведения аудита

Очень важно, в какие сроки проводится аудит. Аудит может проводиться как на постоянной основе, например, ежедневный мониторинг платежей, документации, так и проводиться как и инвентаризация один раз в год перед сдачей бухгалтерской отчетности. Порядок и соки проведения внутреннего аудита утверждается руководителем компании. Вместе с тем, рекомендуется проводить аудит не менее чем один раз в квартал, что позволит и проверить правильность ведения бухгалтерского учета, своевременно выявить и исправить ошибки и правильно исчислить и уплатить налоги.

Сроки проведения аудита могут быть закреплены в соответствующем плане.

Пример

План внутреннего финансового аудита

(наименование субъекта аудита)

на 20   год

№ п/п Наименование
аудиторской проверки (камеральная, выездная
или комбини­рованная)
Объект
аудита
Срок
проведения аудиторской проверки
Ответ­ственные испол­нители
1 2 3 4 5
         

Начальник Финансового управления

Совет 3 – установите, каким документом будет подтверждаться проведение аудита

Структурное подразделение, осуществляющее внутренний аудит, может проводить аудит на ежедневной основе и не оформлять результаты конкретными документами. Однако обычным документом, который фиксирует ошибки, недочеты в учете является отчет о проведенном внутреннем аудите. Такой отчет предоставляется руководителю. В отчете также указываются возможные направления и рекомендации по усовершенствованию учета и отчетности.

Совет 4 – разработайте методологию проведения аудита

Если в компании или группе компаний существует достаточно много обособленных структурных подразделений, таких как филиалы и представительства, то целесообразно унифицировать процедуры проведения аудита. За основу можно взять <Информацию> Минфина России N ПЗ-11/2013 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности".

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

а) контрольная среда;

б) оценка рисков;

в) процедуры внутреннего контроля;

г) информация и коммуникация;

д) оценка внутреннего контроля.

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, оценка рисков призвана выявлять риски, которые могут повлиять на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. В ходе такой оценки экономический субъект рассматривает вероятность искажения учетных и отчетных данных исходя из следующих допущений:

а) возникновение и существование: факты хозяйственной жизни, отраженные в бухгалтерском учете, имели место в отчетном периоде и относятся к деятельности экономического субъекта;

б) полнота: факты хозяйственной жизни, имевшие место в отчетном периоде и подлежащие отнесению к этому периоду, фактически отражены в бухгалтерском учете;

в) права и обязательства: имущество, имущественные права и обязательства экономического субъекта, отраженные в бухгалтерском учете, фактически существуют;

г) оценка и распределение: активы, обязательства, доходы и расходы отражены в правильном стоимостном измерении на соответствующих счетах бухгалтерского учета и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета;

д) представление и раскрытие: данные бухгалтерского учета корректно представлены и раскрыты в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Совет 5 – разработайте типовые формы проведения внутреннего аудита

Если речь идет о группе компаний или о многочисленных структурных подразделениях, то очень важно использовать типовые формы проведения внутреннего аудита. Примеры подобных форм мы можем найти при проведении инвентаризации:

Инвентаризационная опись основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-1) (ОКУД 0317001)

Инвентаризационная опись нематериальных активов (Унифицированная форма N ИНВ-1а) (ОКУД 0317002)

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-3) (ОКУД 0317004)

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Унифицированная форма N ИНВ-4) (ОКУД 0317005)

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Унифицированная форма N ИНВ-5) (ОКУД 0317006)

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (Унифицированная форма N ИНВ-6) (ОКУД 0317007)

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Унифицированная форма N ИНВ-8а) (ОКУД 0317009)

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-10)

Аналогичные формы документов могут использоваться при проведении внутреннего аудита.

Совет 6 – четко опишите процедуры, которые должны осуществляться в рамках внутреннего аудита

Каждый специалист внутреннего аудита может самостоятельно определять процедуры, одни специалисты больше времени уделяют методологии учета, другие сути осуществления сделок, третьи – проверке первичных документов.

Поэтому очень важно подготовить четкий план мероприятий и описать конкретные процедуры, которые должен провести специалист внутреннего контроля.

К таким процедурам относятся:

а) документальное оформление

б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету)

в) санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их; как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию (например, утверждение авансового отчета сотрудника его руководителем);

г) сверка данных (например, сверка расчетов экономического субъекта с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности; сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);

д) разграничение полномочий и ротация обязанностей (например, возложение полномочий по составлению первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) сделок и операций и отражению их результатов в бухгалтерском учете на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений);

е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;

ж) надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей (например, правильности осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

з) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля, осуществляемые в отношении отдельных функциональных элементов системы (модулей, приложений).

Совет 7 - идите в ногу со временем

Законодательство и новые технологии постоянно совершенствуются, не стоят на месте, появляются новые программы для проверки контрагентов, новые форматы документов, новые законодательные акты. Поэтому функция внутреннего контроля состоит не только в том, чтоб проверить учет и отчетность на наличие конкретных ошибок, но и в том, чтобы их предотвратить, поэтому служба внутреннего контроля или специальная комиссия должны разрабатывать методические рекомендации, указывать на изменения, которые бухгалтер или юрист могут пропустить в силу занятости. Например, с 2017 года порядок переноса убытков изменится, что необходимо отразить в учетной политике. В части уплаты налога на прибыль связана еще одна важная поправка, касающаяся переноса убытков. Переносить убытки на будущее до 2020 года возможно только в размере 50%. Но одновременно есть и положительная поправка, так сумму убытка теперь можно переносить на все последующие годы, а не только в течение 10 лет. Кроме того, изменится классификация основных средств. Новая классификация действует с 2017 года и установлена Постановлением Правительства РФ от 07.07.2016 N 640. Данную классификацию необходимо применять только в отношении основных средств, которые введены в эксплуатацию только с 2017 года. Например, если мы приобрели автомобиль в 2016 году, но ввели его в эксплуатацию в 2017 году, то нужно использовать уже новый классификатор.

Соответственно, все изменения должны учитывать подразделения компании, а предупреждающую функцию может взять на себя служба внутреннего контроля.

В заключении необходимо обратить внимание, что служба внутреннего аудита или соответствующая комиссия достаточно важна в любой компании. Внутренний аудит играет предупреждающую функцию, снижает значительно риски компании, а также позволяет сэкономить на внешнем аудите, если он не является обязательным.