Кому нужны забалансовые счета?

В практической деятельности библиотек нередко возникают ситуации, когда имущество фактически находится на территории учреждения, но ему не принадлежит. тут, что называется, и спешат на помощь забалансовые счета. для чего ещё их используют, узнаем из текста статьи.

Итак, повторим, забалансовые счета необходимо применять для учёта ценностей, которые временно находятся в пользовании или распоряжении библиотеки, но ей не принадлежат. На этих же счетах ведётся учёт условных прав и обязательств. За-балансовые счета используются также для контроля за отдельными хозяйственны-ми операциями. Всего в бюджетном учёте 23 счёта. Библиотека вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учёта.

При утверждении дополнительных забалансовых счетов целесообразно к номеру счёта добавить префикс в виде буквы, например: счёт 37п «периодические издания, не являющиеся библиотечным фондом».

Учёт периодических изданий

Периодику, которую вы приобрели для библиотечного фонда, учитывайте на забалансовом счёте 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке. То есть один журнал — 1 руб., одна годовая подписка газет — 1 руб. (п. 377 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для удобства можно к за-балансовым счетам добавить префиксы. Это нужно, чтобы не пересекаться с Планом счетов, который утверждает Минфин России, ведь не исключено, что перечень забалансовых счетов может быть расширен (п. 332 Инструкции). Дополнительные забалансовые счета укажите в учётной политике для целей бухучёта (п. 3 Инструкции). Аналитический учёт ведите в Карточке количественно-суммового учёта.

Выбытие периодических изданий с забалансового счёта 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учётным документом (актом приёма-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей (п. 378 Инструкции).

Рассмотрим, как отразить в бухгалтерском учёте библиотеки покупку периодических изданий.

Пример:

Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на 2-е полугодие 2017 года. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 300 руб. (50 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете библиотеки бухгалтер сделает следующие бухгалтерские записи:

Содержание хозяйственной операции Дебет Кредит Сумма
Оплачена подписка журнала на 2-е полугодие 2014 года 4 206 26 560 4 201 11 610 300
Отражены расходы на подписку журнала на момент поступления очередного номера (ежемесячно) 4 109 60 226 4 302 26 730 50
Одновременно поступивший номер журнала принимается к забалансовому учету (ежемесячно) 23 1
Зачтен ранее перечисленный аванс на сумму поступившего номера журнала 4 302 26 830 4 206 26 660 50

Имущество без стоимости

На практике у бухгалтеров возникает такой вопрос: «Как принять материальные ценности на забалансовый учёт, если они были учтены без стоимости?» Материальные ценности на забалансовый учёт принимайте по правилам, установленным Инструкцией к Единому плану счетов № 157н. Обычно активы на забаланс принимают в условной оценке (один объект — один рубль). Но возможны исключения, когда имущество нужно учесть по стоимости приобретения.

Рассмотрим на примерах некоторых счетов.

На забалансовые счета учреждение принимает материальные ценности, которые не закреплены за ним на праве оперативного управления или учёт которых не предусмотрен на балансовых счетах. В частности:

бланки строгой отчётности (БСО) — на забалансовый счёт 03;

подарки, сувениры, призы и награды — на забалансовый счёт 07;

периодические издания (газеты, журналы и т. д.), которые приобретены для включения в библиотечный фонд, — на забалансовый счёт 23.

В двух первых случаях активы могут приниматься на забаланс в условной оценке (один объект — один рубль) или по стоимости их приобретения. Причём БСО по стоимости приобретения учитываются только в тех случаях, которые установлены в учётной политике для целей бухучета. На счёте 07 по стоимости приобретения учитывают только активы для вручения или дарения (в том числе ценные подарки, сувениры).

А вот периодические издания за балансом всегда учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) — один рубль. Такой порядок установлен в п. 337, 345 и 377 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Исходя из вышеизложенного, библиотечный фонд, поступивший только в количественном выражении, учитывайте в условных единицах.

Основные средства до 3000 руб.

Покупая мебель или книги стоимостью до 3000 руб., бухгалтеру нужно учитывать их на забалансовом счёте 21 «Основные средства до 3000 руб.». Рассмотрим на примере, в каких проводках необходимо использовать счёт

21.Предположим, что в результате инвентаризации выявлена недостача библиотечных книг и предметов мебели (стульев).

Пример

При проведении инвентаризации в библиотеке обнаружена недостача двух экземпляров книг первоначальной стоимостью 84 руб. и 42 000 руб. у материально ответственного лица (далее - м.о.л.) А.В. Ивановой, а также трех стульев стоимостью 2 500 каждый у м.о.л. К.П. Спириной. На момент проведения инвентаризации на книгу стоимостью 84 руб. была начислена 100% амортизация, амортизация по книге стоимостью 42 000 руб. составила 10 000 руб. Стулья числились на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей в эксплуатации" в оценке 1 руб. за объект учета согласно учетной политике учреждения.

Библиотека относится к бюджетным учреждениям - получателям бюджетных средств. По заключению комиссии по поступлению и выбытию активов учреждения, созданной в библиотеке на постоянной основе, рыночная стоимость недостающих основных средств равна их первоначальной стоимости. Ущерб, нанесенный библиотечному фонду, был погашен А.В. Ивановой добровольно в течение 6 месяцев согласно графику погашения задолженности. Недостача стульев была погашена путем предоставления К.П. Спириной подобных стульев.

В бухгалтерском учете библиотеки операции по выявленным недостачам и расчетам с м.о.л. отражаются следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Начисление задолженности м.о.л. А.И. Ивановой по недостаче книг

1 209 71 560

Иванова А.И.

1 401 10 172 42 084
2. Списание стоимости объекта с баланса
2.1. Книги стоимостью 84 руб. 1 104 37 410 1 101 37 410 84
2.2. Книги стоимостью 42 000 руб.:
- списание начисленной амортизации 1 104 37 410 1 101 37 410 10 000
- списание остаточной стоимости 1 401 10 172 1 101 37 410 32 000
3. Внесение денежных средств в кассу учреждения в качестве погашения задолженности за книги (ежемесячно в течение полугода) 1 201 34 510 1 209 71 660 7 014
4. Начисление задолженности м.о.л. К.П. Спириной по недостаче стульев 1 209 71 560 1 401 10 172 7 500
5. Списание стульев с забалансового учета 21 3
6. Погашение недостачи стульев в натуральной форме
6.1. Постановка стульев на учет 1 101 36 310 1 401 10 172 7 500
6. Ввод стульев в эксплуатацию - балансовый учет 1 401 20 271 1 101 36 410 7 500
6.3. Ввод стульев в эксплуатацию - забалансовый учет 21 3
6.4. Списание задолженности м.о.л. К.П. Спириной 1 401 10 172 1 209 71 660 7 500

 

Сводная таблица

Правильное ведение учёта на забалансовых счетах в учреждении поможет бухгалтеру быстро и безболезненно составить справку по забалансовым счетам. Приведём таблицу забалансовых счетов, используемых в библиотеках:

Забалансовый счет Что учитывать Как вести учет Руководящие документы
Учет имущества
07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» Призы, кубки, ценности, купленные для награждения (дарения): подарки, сувениры

Учет ведите в Карточке количественно-суммового учета по материально ответственным лицам, местам хранения, по каждому предмету.

На счет имущество принимайте:

  • в условной оценке 1 руб. за один предмет – полученные награды, призы, кубки, знамена, в том числе переходящие;
  • по стоимости приобретения – ценные подарки, сувениры и материальные ценности, приобретаемые для вручения (награждения), дарения.
п. 345, 346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации» Основные средства стоимостью до 3000 руб., списанные с баланса.

На счете объект учтите при передаче в эксплуатацию на основании первичного документа. Учет ведите по стоимости, которую установили в учетной политике:

  • условная оценка – 1 руб. за один объект;
  • балансовая стоимость введенного в эксплуатацию основного средства.

Аналитический учет ведите в Карточке количественно-суммового учета. Порядок установите в учетной политике.

При передаче имущества в пользование на сторону по счету измените ответственное лицо, а объект одновременно отразите на счете:

  • 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)»;
  • 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование».

Со счета объекты списывайте по решению комиссии на основании акта приема-передачи, акта о списании

п. 373, 374 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Учет бланков, путевок, периодики
03 «Бланки строгой отчетности» Бланки строгой отчетности (БСО):
  • квитанционные книжки, квитанции;
  • аттестаты, дипломы, бланки удостоверений;
  • трудовые книжки и вкладыши к ним;
  • листки нетрудоспособности;
  • голограммы, свидетельства и сертификаты;
  • бланки ценных бумаг;
  • другие БСО

Перечень БСО установите в учетной политике.

Учет ведите в Книге по учету бланков строгой отчетности по каждому виду бланка в разрезе ответственных лиц и мест хранения. Отражайте их по стоимости, которую установили в учетной политике:

  • условная оценка – 1 руб. за один бланк;
  • стоимость приобретения.

Бланки списывайте на основании акта приема-передачи или акта о списании в случаях:

  • выдачи БСО;
  • передачи другой организации;
  • порчи, хищения, недостачи
п. 337, 338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
08 «Путевки неоплаченные» Путевки, которые учреждение получило безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций:
  • в санатории, здравницы, другие лечебно-оздоровительные учреждения;
  • в дома отдыха;
  • в детские лагеря;
  • на экскурсии и поездки

Путевки принимайте к учету по номинальной стоимости, указанной на бланке путевки. Если стоимость не указана, тогда в условной оценке – 1 руб. за одну путевку.

Учет ведите в Карточке количественно-суммового учета по ответственным лицам, местам хранения, видам путевок и стоимости.

Путевки храните в кассе

п. 347, 348 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Учет денег, расчетов и расчетных документов
17 «Поступления денежных средств» Поступления денег на счета и в кассу, за исключением поступлений от возвратов расходов текущего года

Счет открывайте к балансовым счетам:

  • «Денежные средства учреждения» (в т. ч. на счетах учета в кассе, на лицевых и банковских счетах учреждения);
  • «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»;
  • «Расчеты с прочими кредиторами» – в части денежных расчетов».

Учет ведите в Многографной карточке и (или) Карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов учреждения, по видам выбытий и поступлений (в разрезе КОСГУ).

По завершении года остатки по счетам на следующий год не переносите

п. 365, 366, 367, 368 Инструкции к Единому плану счетов № 157н

Полезные ссылки:

18 «Выбытия денежных средств» Выбытия денег со счетов и из кассы, их возвраты
19 «Невыясненные поступления бюджета прошлых лет»

Суммы невыясненных поступлений.

Суммы прошлых отчетных периодов, которые списаны заключительными оборотами на финансовый результат прошлых лет, но подлежащие уточнению в следующем году

Учет ведите по датам зачисления невыясненных поступлений и датам их уточнения. Порядок пропишите в учетной политике п. 369, 370 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Учет дебиторской и кредиторской задолженности
04 Задолженность неплатежеспособных дебиторов Дебиторская задолженность, которую учреждение признало безнадежной к взысканию

На учете задолженность отражайте в момент, когда комиссия по поступлению и выбытию активов примет решение о ее списании с баланса. Не принимайте на забаланс задолженность, если оснований для возобновления процедуры взыскания нет.

Учет задолженности ведите в Карточке учета средств и расчетов по видам поступлений и должникам. Вести учет можно и по другим реквизитам, которые позволят определить задолженность и должника.

С забаланса долг спишите:

  • когда возобновили процедуру взыскания задолженности;
  • если поступили деньги в погашение долга;
  • по решению комиссии, если дебитор ликвидирован (умер), в других случаях
п. 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
20 «Задолженность, невостребованная кредиторами» Списанная с баланса кредиторская задолженность, которую не востребовали кредиторы (в т. ч. если они не подтвердили задолженность в актах сверки)

На счет ставьте суммы кредиторки, которые списали с баланса.

Учет ведите:

  • в разрезе видов выплат и поступлений, по которым учитывалась задолженность на балансе;
  • по кредиторам. Указывайте полное наименование кредитора, другие реквизиты, которые позволят определить кредитора и задолженность
п. 371, 372 Инструкции к Единому плану счетов № 157н