ПОРЯДОК ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ФОНДА

Порядок проведения инвентаризации учреждение устанавливает самостоятельно. Для осуществления такого мониторинга необходимо создать инвентаризационную комиссию, что оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя библиотеки (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации, утверждённых приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов проверки недействительными.

Члены комиссии рассматривают последние документы, проводят проверку наличия и состояния активов и обязательств. Сначала необходимо проверить инвентаризационные описи, которые составляются перед началом проверки (как правило, в день её проведения) в порядке, принятом в организации. В инвентаризационные описи (акты) наименования инвентаризируемых объектов заносятся с указанием номенклатуры (отличительных признаков) и единиц измерения, принятых в учёте (абз. 3 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации). Инвентаризационные описи (акты) составляются в двух экземплярах (один передаётся инвентаризационной комиссией в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй остаётся у материально ответственного лица. Комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы их устранения.

По результатам проведения инвентаризации формируются протокол заседания комиссии и ведомость учёта результатов, выявленных по результатам проверки.

На основании протокола руководитель принимает принципиальные решения. Как в случае выявления недостачи в библиотечном фонде, он может привлечь к ответственности виновных лиц, например в виде наложения дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение). Подобные дисциплинарные взыскания налагаются в течение месяца с момента выявления нарушения.

Что проверить?

При проведении инвентаризации необходимо проверить порядок ведения учёта. К основным требованиям относятся: полнота и достоверность учётной информации; оперативность; документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него; совместимость приёмов и форм учёта, их надёжность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учёта; соответствие номенклатуры показателей учёта фонда
аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

Следовательно, при обнаружении фактов недостоверности учётной информации или наличия ошибок в учёте эти факты должны быть выявлены и отражены.

Информация хранится в регистрах. Регистрами индивидуального учёта документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определённый вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учёта считать топографическую опись (каталог), учётный каталог, учётный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

Регистры индивидуального учёта документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о его поступлении и выбытии из библиотечного фонда.

Независимо от вида учётного документа регистры суммарного учёта содержат три взаимосвязанные части: «Поступление документов в библиотечный фонд», «Выбытие документов из библиотечного фонда», «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчётного периода».

Основными единицами учёта документов библиотечного фонда являются экземпляр и название; для газет — годовой комплект и название. Дополнительными единицами учёта фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплётная единица); для электронных документов — единица памяти данных.

Правила учёта

Необходимо проверить правильность учёта документов.

Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:

  • каждое отдельное издание (книга, брошюра);
  • каждое входящее в конволют издание;
  • каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
  • каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
  • каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
  • отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение (приказ Минкультуры России от 08.10.2012 г. № 1077).

Нужно проверить также правильность учёта и оформления различного рода печатной продукции. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.

Экземпляром считаются номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетённых в один блок издательством.

Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учётной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия. Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.

Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания также учитывается как отдельное название.

Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.

Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учётной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия. Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.

Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке), при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных. Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).

Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.

Как один экземпляр и одно название учитываются:

  • депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
  • неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке.

Для конструкторской документации единицей учёта является чертёж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).

В настоящее время учёт ведётся в электронном виде, поэтому необходимо проверить соответствие электронных носителей фактическому наличию документов. Первичные данные инвентаризации оформляются в сличительных ведомостях. Последние составляют в двух экземплярах: один остаётся в бухгалтерии, второй передаётся работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.

Ведомости хранят в архиве учреждения пять лет. Все несоответствия отражаются в акте инвентаризации.

Привлечение к ответственности

При проведении инвентаризации важно выявить и исправить ошибки. Однако в некоторых случаях можно обнаружить прямые факты хищений из библиотечных фондов. Что делать в такой ситуации? Конечно, в ряде случаев подобные факты могут привести и к уголовной ответственности. Но если ущерб есть, но он незначителен, то виновное лицо привлекается лишь к дисциплинарной ответственности. Основанием для привлечения к материальной ответственности являются результаты инвентаризации, установившей наличие ущерба.

При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Таким пределом, как правило, является средний месячный заработок. Отмечу, что при исчислении средней заработной платы учитываются все выплаты, которые входят в систему оплаты труда: зарплата, премии, доплаты и т. д. (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922).

Ограниченная материальная ответственность наступает во всех случаях порчи материальных ценностей. Чаще всего — при утере документов.

Но может наступить и полная материальная ответственность. К таким случаям относятся:

  1. недостача ценностей;
  2. умышленное причинение ущерба;
  3. порча материальных ценностей в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (требует документального подтверждения в виде медзаключения и акта об отстранении от работы);
  4. причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда, или в результате административного проступка;
  5. разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную);
  6. порча имущества работником не при исполнении им трудовых обязанностей. Возмещение ущерба в этом случае осуществляется в добровольном порядке или на основании принятия судом соответствующего решения.

В заключение необходимо отметить: поскольку отдельно порядок проведения инвентаризации библиотечного фонда законодательно не установлен, то необходимо самостоятельно разработать подобный порядок и закрепить его в локальном акте.

Сейтбекова Елизавета Владимировна , управляющая компании "Корн-Аудит"