Как оформить подотчет когда придется начислить НДФЛ со взносами

Компаниям и индивидуальным предпринимателям часто требуется выдать сотруднику средства под отчет: то нужно купить канцтовары, то уплатить госпошлину, то сотруднику необходимо съездить в командировку и так далее. Хоть операция и популярная, нарушения закона при оформлении выдачи денег возникают нередко. Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств. 
 
Согласно п. 6.3. Указания N 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такой документ нужно подготовить по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
 
Таким образом, во избежание ошибки необходимо не только взять у сотрудника заявление, но и проверить наличие в нем обязательных реквизитов.
 
Существует и судебная практика по этому вопросу. И она не в пользу компаний. В качестве примера можно назвать Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 N 09АП-2451/2013. Обстоятельства дела были такие: директор взял из кассы компании деньги, но в тот же день их вернул. На следующий день руководитель захотел взять еще 140 тысяч руб. и бухгалтер эти деньги выдал. В результате инспекция привлекла компанию к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Санкции по этой норме варьируются от 40 до 50 тыс. руб. Налоговики сочли, что без заявления срок подотчета не установлен. И арбитры с ними согласились.
 
Таким образом, отсутствует заявление подотчетного лица является ошибкой, которая может повлечь к нарушению, а также к штрафам.
 
Денежные средства, выданные под отчет и неизрасходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. Ошибкой будет, если сотрудник этого не сделает. Ведь по смыслу п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет либо вернуть наличность.
 
Во избежание ошибки целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью вернуть средства. Это можно сделать, дав ему прочесть внутренние документы компании, закрепляющие обязанность возврата денег, выданных под отчет, или же прописав соответствующие обязанности в трудовом договоре.
 
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. 137 Трудового кодекса он вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты, правда, с учетом 20-ти процентного ограничения, предусмотренного ст. 138 Трудового кодекса, при каждой выплате заработка. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
 
Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую "партию" денег.
 
Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
 
Следовательно, перед выдачей средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.
 
В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например он потерялся. Еще одной ошибкой является неправильное заполнение этого документа, например к таким неточностям можно отнести: отсутствие назначения аванса; отсутствие обязательных реквизитов отчета; несоответствие сумм выданных и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами; отсутствие подписей.
 
На какой срок выдается подотчетная сумма?
 
Данный срок не ограничивается законом. Но в случае выдачи денег на длительный срок, инспекторы могут подотчетную сумму расценить как заем или зарплату, и, соответственно, начислить все необходимые налоги и взносы.
 
Если сотрудник забыл указать срок, в течение которого он должен отчитаться по подотчету, инспекторы могут решить, что подотчет выдан на один день, и, следовательно, отчитаться по нему работник обязан в течение трех дней с момента получения денег на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
 
Как оформить выдачу?
 
После написанного заявления на подотчет, руководитель или иной уполномоченный работник должен его подписать, после чего деньги выдаются в подотчет путем оформления РКО. Оформление подотчета можно производить и в безналичном порядке путем перечисления денег на зарплатные или подотчетные карты сотрудников. Это официально разрешил Минфин в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.2014г., но при этом должны быть соблюдены определенные условия.
 
Чтобы перечислить суммы подотчета на зарплатные карты, необходимо, чтобы данная возможность была предусмотрена договором с банком. Если в договоре указано, что компания имеет право перечислять на зарплатные карты только зарплату, то перечислять туда подотчетные суммы нельзя. Поэтому нужно быть внимательными при заключении договора с банком и предусмотреть в нем условия перечисления подотчетных сумм на карту. Если договором данное условие не предусмотрено, можно заключить с банком дополнительное соглашение.
 
Как обязать сотрудника возвращать под отчетную сумму?
 
Роструд в Письме от 18.12.2014 N 3251-6-1 намекнул, как дисциплинировать сотрудников компании, которые получают деньги из кассы предприятия под отчет. По мнению чиновников, лишение премии работников, которые представляют подтверждающие первичные документы и авансовые отчеты в бухгалтерию несвоевременно или не в полном объеме, правомерно.
 
Дело в том, что работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и выполнять установленные нормы труда (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Работодатель может как поощрить отличившихся сотрудников, например объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии, так и применить дисциплинарные взыскания (ч. 1 ст. 191, ч. 1 и 5 ст. 192 ТК РФ).
 
Значит, при наличии соответствующего условия в положении о премировании компания может лишить сотрудника премии или уменьшить ее размер за неторопливость при подготовке авансового отчета.
 
На случай если сотрудник в срок не возвращает подотчетные средства, целесообразно издать отдельный приказ о том, что его задолженность вычитается из зарплаты. Сделать это можно не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 ТК РФ). Правда, необходимо письменное согласие сотрудника (ПисьмоРоструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). И удержать можно не более 20% начисленной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
 
Остальные средства, по которым работник не отчитался, налоговики могут признать налоговым доходом физлица и доначислить НДФЛ, пени, а также штраф за неудержание налога (Письмо ФНС России от 24.12.2013 N СА-4-7/23263, Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
 
Для наглядности приведем пошаговую инструкцию, которая поможет бухгалтеру организовать работу с подотчетниками и побудит не очень ответственных сотрудников "лететь" в бухгалтерию с авансовыми отчетами (схема приведена ниже).
 
 
Теперь ответим на несколько вопрос связанных с НДФЛ и взносами, в каких случаях НДФЛ и взносы необходимо начислять в каких случаях в этом нет необходимости:
 
Минтруд России и ФСС РФ пояснили порядок начисления страховых взносов, если работник не отчитался вовремя по выданным ему подотчетным суммам (Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 и Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
Ответ на вопрос, начислять или не начислять страховые взносы по непогашенному подотчетному авансу, будет зависеть:
 
- от решения директора - удерживать с работника задолженность или нет;
 
- действий работника - сдаст он авансовый отчет по подотчетным суммам, пусть и с опозданием, или нет.
 
Из зарплаты работника удерживаютзадолженность по подотчетным суммам
 
Если работник не представил вовремя авансовый отчет, подотчетные суммы становятся его задолженностью перед компанией. У руководителя есть право ее удержать (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
 
Принять решение об удержании задолженности руководитель компании может не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Но при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% выплат, причитающихся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Если сумма задолженности большая, процесс удержания может растянуться на несколько месяцев.
 
От работника нужно получить письменное согласие на удержание сумм задолженности из его зарплаты (ПисьмоРоструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Как это сделать, зависит от внутренних правил, установленных в компании.
 
Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложенияпо страховым взносам в ПФР и ФСС РФ (Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609), а также НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
 
Директор решил не удерживать с работниказадолженность по подотчетным суммам
 
Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.
В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются- страховыми взносами (Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 и Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609), а также облагаются НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу N А45-25321/2012).
 
Сотрудник отчитался по подотчетной сумме,но с опозданием
 
Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда компания уже начислила страховые взносы на невозвращенные им подотчетные суммы.
 
В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 и Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
 
Следовательно, если сотрудник отчитался с опознанием срока и работодатель к тому моменту исчислил и уплатил страховые взносы по подотчетной сумме, то работодатель обязан сделать перезачет данной суммы для начисления взносов, а так же данная сумма не облагается налогом на доходы физических лиц, соответственно, должна быть и пересчитана база по НДФЛ.
 
Выводы по НДФЛ:
 
По мнению ФНС России, изложенному в Письме от 24.12.2013 N СА-4-7/23263, денежные средства, полученные под отчет, при отсутствии доказательств их расходования облагаются НДФЛ. Основание - Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12, в котором указано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом сотрудника (подотчетного лица) и подлежат включению в базу по НДФЛ.
 
Аналогичные выводы содержатся в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12.
 
Таким образом, если ранее (до формирования выводов Президиума ВАС) существовала возможность отстоять в суде правомерность невключения подотчетных сумм, по которым работник не отчитался, поскольку судьи приходили к выводу о неправомерности признания спорных сумм доходом сотрудников и удержания с них НДФЛ, то после размещения этих выводов на сайте ВАС практика применения законодательства, на положениях которого основаны данные постановления, для арбитражных судов считается определенной.
 
Выводы по Взносам:
 
Ведомства и некоторые суды считают, что, если по полученному авансу работник не представил отчет и документы, которые подтверждают произведенные расходы, организация начисляет страховые взносы (Письма Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 и Пенсионного фонда РФ от 29.09.2010 N 30-21/10260, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 N Ф03-675/2014). По мнению Минтруда России, у компании есть месяц для того, чтобы удержать из зарплаты работника подотчетные средства, по которым он не отчитался (ст. 137 ТК РФ). И только после этого возникает объект обложения взносами (Письмо от 12.12.2014 N 17-3/В-609).
 
Но большинство судов считают, что спорные деньги не являются оплатой труда физлица и не переходят в собственность работника до истечения срока исковой давности (Постановления Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12 и ФАС Волго-Вятского округа от 18.07.2013 N А43-14173/2012 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.09.2013 N ВАС-12172/13)).
 
Деньги, которые компания выдала под отчет работнику, остаются ее собственностью. То, что работник не представил отчет и документы по расходам, не означает, что эти средства являются его доходом (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 18.07.2013 N А43-14173/2012 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.09.2013 N ВАС-12172/13) и Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2013 N 15АП-2159/2013, Решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31.01.2013 N А43-14173/2012).
 
Но официальная позиция контролирующих органов остается такова, что не возвращенная подотчетная сумма облагается взносами, и если организация не исполнит эту обязанность. То придется отстаивать свою точку зрения в суде, а судебная практика противоречивая. Организация может отстоять свою точку зрения, но возникают соответствующие риски.
 
Подводя итог можно сделать следующие выводы:
 
Деньги, выданные работнику под отчет, можно удержать из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ):
 
- если авансовый отчет утвержден руководителем организации, но работник не вернул остаток неизрасходованных подотчетных денег в установленный срок;
 
- если руководитель не утвердил авансовый отчет.
 
Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо (ПисьмоРоструда от 09.08.2007 N 3044-6-0):
 
1) в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег, издать приказ руководителя организации об удержании. При пропуске этого срока удерживать деньги из зарплаты работника нельзя и, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно только через суд;
 
2) ознакомить с этим приказом работника под роспись. Работник должен написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Если работник не согласен на удержание, взыскать с него деньги можно будет только через суд.
 
Не забывайте, что общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику на руки (ст. 138 ТК РФ). Если удержать нужно больше, удержания надо будет делать из нескольких выплат.
 
Деньги, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок, не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, так как являются его задолженностью перед работодателем.
 
Если деньги, полученные под отчет, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму надо начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник (Письма ФСС от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5), Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609):
 
- или вернет деньги;
 
- или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
 
Компания вправе взыскать задолженность с работника через суд, учитывая общий срок исковой давности - три года (ст. 196 ГК РФ и Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012). Минфин России и суды считают, что доход работника в целях уплаты НДФЛ в подобной ситуации возникает на дату, когда удержание уже невозможно (Письмо от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, Постановления ФАС Поволжского от 13.03.2014 N А65-15313/2013 и Московского от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 округов).