Что делать, если товар утерян со склада?

Ни одна компания не заинтересована в кражах и хищениях товаров и оборудования со склада, однако такие ситуации, к сожалению, не редкость. Причины утраты товара могут быть различны, например, товар может быть разбит, может быть обнаружена недостача в рамках инвентаризации или банально может произойти кража. Что делать в данном случае.
 
 
Документальное отражение утраты товаров
 
 
Для того, чтобы документально отразить утрату товара, необходимо, прежде всего, обнаружить его отсутствие. 
Если товар разбился или был поврежден таким образом, что невозможно его использовать, то это необходимо подтвердить первичным документом, таким как акт. Акт должен содержать реквизиты, поименованные в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». 
Если товар был украден, то не всегда бывает возможно сразу обнаружить его отсутствие. В этом случае поможет инвентаризация. Для оформления данных инвентаризаций товарно-материальных ценностей ответственными лицами инвентаризационной комиссии составляются следующие описи:
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5).
Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Соответственно в описи указывается отсутствие товаров.
После обнаружения факта утраты товара, необходимо разобраться с причинами. Часто это делает специальная комиссия, созданная в компании. Создать такую комиссию и расследовать каждый случай утраты товаров возможно путем издания приказа руководством.
 
 
Отражение недостачи в бухгалтерском учете
 
 
Если на складе обнаружена недостача, то ее необходимо отразить в бухгалтерском учете вне зависимости от причин недостачи. Компания потом будет проверять причины, списывать недостачу в пределах норм и расследовать данный факт. Все факты недостачи необходимо отразить на счете 94 бухгалтерского учета.
 
         Содержание операции                Дт               Кт       

Отражена недостача (по балансовой  

стоимости товара)                  

94 "Недостачи и  

потери от порчи  

ценностей"       

41 "Товары"     

Сторно                             

Сторнирована торговая наценка по   

утраченным товарам, если товары    

учитывались по продажным ценам     

94 "Недостачи и  

потери от порчи  

ценностей"       

42 "Торговая    

наценка"        

 
После отражения в бухгалтерском учете, нужно понять, почему товар был утерян.
 
 
Списание товара в пределах норм
 
 
Если причина кроется в халатности работника, например, работник склада случайно разбил стеллаж с товарами, то потери можно списать в пределах норм, те же потери, которые превышают нормы, будут компенсироваться за счет чистой прибыли.
Факт утраты товара может быть подтвержден самим работником, а может быть выявлен специальной комиссией.
Так, нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252. потери от боя стеклянной тары на складах и базах учитываются для целей налогообложения прибыли в составе материальных расходов в пределах норм естественной убыли, утвержденных названным нормативным актом. Определение предельного размера потерь производится независимо от сроков хранения на складах стеклянной тары с товарами за проверяемый период.
В бухгалтерском учете списание товаров будет происходить следующим образом.
 
         Содержание операции                Дт               Кт       
 Отражена выявленная потеря готовой продукции по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости материально-производственных запасов  94 43
Оприходована (возмещена) убыль ценностей - усушка, утруска, распыл и т.п. в пределах норм на издержки производства 20, 23, 26, 29 94

Убыль ценностей сверх нормы погашена за счет прочих расходов организации

91-2

94

 
Альтернативным вариантом является вариант списания убытков от брака. Убытки от брака, предусмотренные пп. 47 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, списываются у производителя товара. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-06/1/387.
В дальнейшем фактические убытки компании могут быть возмещены работником самостоятельно или в результате судебного решения.  Возместить убытки можно только при соблюдении трех условий в совокупности:
- доказана противоправность действий причинителя;
- установлена причинная связь между его противоправными действиями и возникшими убытками,
- зафиксировано наличие и определен размер убытков (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.06.2011 по делу N А26-3919/2010). Поэтому если работник не согласится в добровольном порядке возместить убытки, то придется доказывать размер убытков в суде.
 
Хищение не установленным лицом
 
 
Частой практикой являются хищения неустановленными лицами. Например, вы во время инвентаризации обнаружили хищение товаров, обратились в милицию, но ни милиция, ни ваши собственные усилия по поиску виновного не принесли должного результата. 
В этом случае убытки можно также списать в учете.
Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. 
Важным вопросом для списания убытков является вопрос документального подтверждения. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ в случае не установления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следователь выносит соответствующее постановление и его копию направляет прокурору. На основании пп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию указанного постановления, и ею, соответственно, подтверждается факт отсутствия виновных лиц.
Без этого списать убытки не получится, поэтому лучше либо страховать ответственность либо подтверждать документально факт хищений. 
Еще одним вариантом являются судебные споры. Согласно правовой позиции в пользу налогоплательщиков, сформулированной в Определении КС N 1543-О, исходя из которой пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при недостаче материальных ценностей, и тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
 
 
Утрата на складе ответственного хранения
 
 
Если компания арендует склад или место на складе ответственного хранения, то в этом случае в силу ст. 886 и 901 ГК РФ порт как профессиональный хранитель несет ответственность за утрату груза в любом случае, поскольку не доказал, что утрата произошла вследствие чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств, а также отсутствие своей вины в утрате груза.
Таким образом, ответственность за утрату товара будет нести третье лицо.
Для того, чтобы хранитель не избежал ответственности, необходимо четко прописать ответственность в договоре. Факт утраты товара нужно сразу зафиксировать в акте. Также необходимо направить хранителю претензию в отношении несоблюдения условий договора хранения. Если в претензионном порядке спор решить не удастся, то целесообразно обратиться в суд для решения данного спора.
 
В заключение нужно отметить, что немаловажным вопросом в случае утраты товара является документально подтверждение факта утраты, факта невозможности найти виновное лицо и факта списания в учете недостачно. В целом, вопрос оформления утерянного товара является очень трудоемким, не всегда можно взыскать убытки с виновного лица, часто приходится искать правду в суде даже если товар утрачен на небольшую сумму.