Электронная отчетность. Новый порядок представления: проблемы и пути их решения.

Возможность представление отчетности в электронном виде предусмотрено ст. 80 ч.1 НК РФ. Спорный вопрос о том, что является электронным вариантом декларации, однозначно разрешил Федеральный Закон N 229-ФЗ от27.07.2010, который внес изменения в НК РФ и определил электронный вариант декларации, как «…заявление, составленное в электронном виде и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи…».О правилах и проблемах представления декларации в электронном виде и пойдет речь в данной статье.

Итак, представление декларации в электронном виде возможно. Более того, для одних организацией (п.3 ст.80 НК РФ) соблюдение такого формата является обязательным, для других - добровольным. В любом случае, независимо от того является это добровольным или обязательным, порядок и формат представления электронной отчетности регламентирован и является одинаковым для всех. Документов, определяющих порядок действий при этом несколько. Во-первых, это административный регламент, утвержденный приказом Минфина от 18 января 2008 г. № 9н. Во-вторых, методические рекомендации по организации электронного документооборота, утвержденные приказом ФНС от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534.

Заметим, что хотя вышеуказанные Методические рекомендации были приняты достаточно давно, фактически они вступили в действие лишь в конце ноября 2010г. (Приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-6/610@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения, реализующего исполнение Методических рекомендаций, утвержденных Приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@"). До этого, порядок представления электронной отчетности и необходимые документы, определялись приказом ФНС от 6 февраля 2008 г. № ММ-3-6/50

В связи с тем, что новые правила вступили в силу совсем недавно, рассмотрим порядок действий всех участников электронного документооборота более подробно. Прежде всего, обратим внимание на то, что в соответствии с новым порядком обязательным участником электронного документа теперь является специализированный оператор связи. Ранее, особенно на практике, была возможность представления электронной отчетности напрямую на сервер налоговой инспекции.

Итак, в процессепредставления электронной отчетности происходит следующее:

1. НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИК:

формирует налоговую декларацию (расчет) в электронном виде (в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения) и подписывает ее ЭЦП (законного или уполномоченного представителя);

формирует информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной представителю (в случае, если ЭЦП принадлежит представителю);

направляет подписанные налоговую декларацию (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности (если это необходимо) в налоговый орган через спецоператора.

2.СПЕЦОПЕРАТОР (в течение двух часов)

фиксирует дату отправки электронного документа (документов);

формирует подтверждение даты отправки электронного документа (документов) удостоверяя его своей ЭЦП;

направляет подтверждение даты отправки электронного документа (документов), налогоплательщику (представителю) и налоговому органу.

           ВНИМАНИЕ! Если декларация будет успешно принята налоговым органом, именно эта дата будет считаться датой ее представления

3. НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИК (в течение суток)

формирует извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов), подписывает его ЭЦП и направляет спецоператору.

4. НАЛОГОВЫЙ ОРГАН (не позднее четырех часов с момента получения электронного документа (документов) налогоплательщика (представителя)):

осуществляет контроль на его соответствие требованиям п. 1 раздела I приложения N 6;

осуществляет первичный контроль в соответствии с п. п. 2 - 5 раздела I приложения N 6;

В случае соответствия:

формирует, подписывает и направляет налогоплательщику через спецоператора извещение о получении электронного документа (документов) налогоплательщика (представителя). Спецоператору - извещение о получении подтверждения даты отправки.

В случае несоответствия:

формирует сообщение об ошибке, которое направляется зарегистрированному в системе отправителю в открытом (не зашифрованном) виде;

формирует уведомление об отказе с указанием причин отказа.

Процедура документооборота на этом прекращается.

ВНИМАНИЕ! Если на этом этапе получено сообщение об ошибке или уведомление, об отказе, ДЕКЛАРАЦИЯ (РАСЧЕТ) СЧИТАЕТСЯ НЕ ПРЕДСТАВЛЕННОЙ!

Далее, при отсутствии оснований для отказа в приеме (в течение четырех часов с момента поступления электронного документа…налогоплательщика …) направляет полученные документы для дальнейшей обработки.

Затем, в течение четырех часов с момента поступления в программный комплекс для дальнейшей обработки:

проводит окончательный контроль на соответствие требованиям раздела II приложения N 6;

 При отсутствии нарушений:

регистрирует налоговую декларацию (расчет) и формирует квитанцию о приеме.

При выявлении нарушения:

формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа.

Квитанцию о приеме налоговой декларации или уведомление об отказе не позднее следующего рабочего дня за днем поступления направляет налогоплательщику …через спецоператора.

ВНИМАНИЕ! Если на данном этапе получено уведомление об отказе, декларация (расчет) считается НЕ ПРЕДСТАВЛЕННОЙ!!! Декларация представлена, КАК ТОЛЬКО ПОЛУЧЕНА КВИТАНЦИЯ О ПРИЕМЕ. При этом датой представления декларации считается дата, указанная в подтверждении спецоператора связи.

Далее, НАЛОГОВЫЙ ОРГАН:

По результатам обработки налоговой декларации (расчета) …формирует извещение о вводе или уведомление об уточнении, в случае выявления ошибок …и не позднее следующего рабочего дня за днем поступления направляет его налогоплательщику …через спецоператора.

ВНИМАНИЕ! Документооборот завершен, если получено извещение о вводе. Уведомление об уточнении означает, что в декларацию необходимо внести уточнения (т.е. представить корректирующий отчет). Соответственно при представлении корректирующего отчета действует тот же порядок, что и при предоставлении основной декларации.

Теперь подведем итоги. Во-первых, новый порядок существенно пополнил список документов, которыми необходимо обменяться. Во-вторых, разграничил время, представленноеспецоператору и налоговому органу для совершения тех или иных действий. В-третьих, определил те моменты, когда документооборот является законченным и отчетность представленной. Таким образом, теперь для подтверждения того, что отчетность представлена, налогоплательщик должен иметь: подтверждение отправки от спецоператора связи и квитанцию о приеме. Заканчивается же документооборот извещением о вводе.

Очевидно, что рассмотренный выше порядок, существенно усложнил жизнь налогоплательщиков. И ранее часто возникали споры о том, что считать датой представления электронной отчетности. Актуально это становилось для тех, кто представлял отчетность в последние дни, и по каким либо причинам (технические сбои, ошибки в представляемых документах и т.д.), налоговые органы в приеме этой отчетности отказывали. Либо для тех, кто просто не мог по техническим причинам отправить отчетность в ИФНС или даже на сервер спецоператора. В результате, как считали налоговые органы, налогоплательщик нарушал сроки представления отчетности и, естественно налоговые органы пытались его оштрафовать по ст. 119 НК РФ.

Как же решались эти проблемы. Во всех случаях, время отправки декларации устанавливалось по дате, зафиксированной в подтверждении спецоператора связи. И, хотя налоговики настаивали на том, что без протокола контроля отчетность представленной не является, сложившаясяарбитражная практика была однозначна. Если у налогоплательщика на руках было подтверждение спецоператора связи об отправке отчета и если этот отчет был отправлен вовремя, то штраф за непредставление декларации признавался неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.03.10 по делу N А13-5546/2008). Это правило действовало даже в тех случаях, когда декларация была представлена  по устаревшему формату (постановления ФАС ЦО от 03.08.06 N А09-2953/06-29; ФАС ПО от 22.03.06 N А49-11353/2005; ФАС ЗСО от 24.01.07 N Ф04-8916/2006(30071-А45-41).

Теперь отчет будет считаться не представленным до тех пор, пока налогоплательщик не получит квитанцию о приеме. Квитанция о приеме будет сформирована только в том случае, если приемный и программный комплексы на стороне инспекции не выявят определенных ошибок. Эти ошибки могут быть самыми разными. В частности, декларация может просто не прочитаться или быть сформированной налогоплательщиком в старом формате. При этом налогоплательщик получит либо сообщение об ошибке, либо уведомление об отказе в приеме отчета, где будут перечислены ошибки, из-за которых файл не принят. И в том, и в другом случае документооборот прекращается. Это означает, что необходимо устранить ошибки и повторно выслать отчет. Но отчет считается не представленным. Естественно, если отчетность будет направлена в последний день и окажется не принятой, споров не избежать.

Каким образом будет складываться арбитражная практика теперь предсказать сложно. С одной стороны, по-прежнему ст. 80 НК РФ срок представления электронной декларации определен, как дата подтверждения оператора связи. Однако, теперь действующие рекомендации прямо определяют, что для того, чтобы отчет считался принятым и документооборот завершенным, налогоплательщику необходимо иметь не только подтверждение спецоператора, но и квитанцию о приеме. Безусловно, вновь введенные правила ухудшают положение налогоплательщиков.

Теперь, для того чтобы иметь гарантии представления электронной отчетности своевременно, декларации необходимо отправлять, минимум за 2 дня до окончания срока ее представления. Иначе, с учетом времени, предоставленного налоговым органам на проверку,декларация может оказаться не представленной. Кроме того, учитывая практически повсеместнуюнеготовность налоговых органов для обеспечениякруглосуточной работы программных комплексов, а также отсутствие достаточного количества технических специалистов, проблем у налогоплательщиков добавится. И вряд ли «нештатные ситуации», предусмотренные Методическими рекомендациями исправят положение.

Что же можно порекомендовать в сложившейся ситуации:

Первое, и, пожалуй самое эффективное решение проблемы - не оставлять сдачу отчетности на последние дни. Необходимо иметь ввиду, что и у операторов связи могут быть технические сложности, отвечать за которые, в конечном итоге придется налогоплательщику. Ведь ответственность за несвоевременное предоставление декларации возложена именно на него.Особенно, это касается тех, чья обязанность представлять электронную отчетность, определена Налоговым Кодексом. Хотя, судьи и считают, что в этом случае организация вправе представить отчетность и на другом носителе (Постановления Президиума ВАС РФ от 17.02.2009 N 11500/08, от 03.02.2009 N 11482/08), все же вероятность судебного разбирательства достаточно высока. Тем более, что теперь в НК РФ предусмотрен штраф и за не сдачу отчетности именно в электронном виде. Тем же, кто представляет электронные декларации в добровольном порядке, и оставил это на последние дни, можно порекомендовать сдать ихлично илиотправить через почту.

Однако ситуации бывают разные. Если все же случилось, что в силу каких-либо причин, электронная декларация оказалась представленной не во время, не сдавайтесь и оспаривайте решение налоговиков в суде. Во всяком случае, штраф можно значительно снизить. Как отмечает ВАС РФ (Постановление от 08.12.09 № ВАС-11019/09) штраф за не сдачу декларации не может в разы превышать недоимку. Также при попытке оштрафовать налогоплательщика по ст. 119 НК РФ можно ссылаться на отсутствие его вины (постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.03.09 N 17АП-1692/2009-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.08.10 г. по делу N А58-10700/09).

В целом, конечно, представляется очевидным, что после вступления в силу нового порядка, у многих организаций пропадет желание представлять отчетность в электронном виде. Тем более что для большинства, в настоящее время, это все же дело добровольное. Многие вернуться к старому проверенному способу, и вновь станут представлять отчетность с использованием обычной почтовой связи, т.к. плюсов у представления отчетности в электронном виде остается все меньше и меньше.