Компания решила провести конференцию

Сегодня компании часто проводят профессиональные конференции, на которых делятся опытом, обсуждают стратегическое развитие компании, открытие новых  направлений или сокращение затрат, свои достижения  и достижения конкурентов. Такие мероприятия преследуют сразу несколько целей: обучить персонал, обменяться мнениями, сплотить команду, обдумать планы развития компании. Но, безусловно, подобные мероприятия связаны с определенными расходами. Существуют два варианта проведения конференции.

 

1 Вариант. Заключение договора со специализированной организацией

 

Если компания хочет провести конференцию на должном уровне, одновременно не тратя силы и время на организацию конференции, возможно пригласить специализированную организацию, которая организует данное мероприятие.

Для этого необходимо выполнить несколько шагов:

Шаг 1. Найти компанию по организации конференций

Сегодня на рынке существует множество компаний, организующих конференции, эти компании имеют в собственности или в аренде залы, специализированное оборудование, а также предоставляют дополнительные услуги: встреча гостей в аэропорту, предоставление переводчиков, ведущих мероприятия, организация питания. Также такие компании приглашают на конференции преподавателей, консультантов, экспертов, которые могут обучить сотрудников новым дисциплинам и навыкам.

Шаг 2. Заключаем договор и подтверждаем документально 

Чаще всего заключается договор оказания услуг. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (статья 779 ГК РФ).

Существенными условиями данного договора будут:

- условия, определяющие конкретный вид оказываемой услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

- условие о цене оказываемых услуг.

А вот вид оказываемых услуг может различаться. Это могут быть например, консультационные услуги. Подтверждающим документом будет акт приемки-передачи с выделением видов оказываемых услуг. Вместе с тем, в постановлении ФАС Московского округа от 10.10.2011 по делу N А40-30370/10-127-132 суд указал, что отсутствие в актах оказания услуг информации о конкретных консультациях и рекомендациях налогоплательщику не является обстоятельством, исключающим его право учесть затраты на оплату консультационных услуг.

Также это могут быть образовательные услуги, если проведение конференции сопряжено с обучением сотрудников.

В этом случае также будет заключаться договор об оказании образовательных услуг. В нем указываются:

- условия, определяющие конкретный вид образовательной услуги, то есть то, чему обучают сотрудника;

- стоимость образовательных услуг.

Документально необходимо подтвердить, что обучение проводится в интересах фирмы, то есть подобные затраты экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, в соответствии с законодательством об образовании подобные услуги являются лицензируемыми, то есть необходимо запросить копию лицензии. 

Документами, подтверждающими, что сотрудники прошли профильный курс обучения, могут быть дипломы (свидетельства, аттестаты), сертификаты и удостоверения, выданные образовательным учреждением, или другие документы (договор, акт об оказании услуг и т.д.) с указанием программы обучения.

 

Признание расходов в целях налогообложения

 

Если компания заключает договор оказания консультационных услуг, то такие расходы признаются на основании пп. 14 и 15 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ. Обязательным условием для признания таких расходов является документальное подтверждение оказания услуг.

Если компания заключает договор на предоставление образовательных услуг, то стоимость обучения (этапа обучения) признается в расходах на дату подписания акта об оказании услуг или получения иного документа, подтверждающего, что работник окончил обучение либо завершил его этап (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость любого обучения работника не облагается НДФЛ, если оно проводится российской организацией, имеющей лицензию на образовательную деятельность, или иностранной образовательной организацией с соответствующим статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина от 11.11.2013 N 03-04-06/48063, от 22.04.2010 N 03-03-06/1/291 (п. 2), от 15.10.2007 N 03-04-06-01/357 (п. 1)). Такие услуги также не будут облагаться страховыми взносами.

 

2 Вариант. Проведение конференции самостоятельно

 

Если компания хочет сэкономить и провести конференцию самостоятельно, то необходимо будет самим искать помещение, заключать договоры на банкетное обслуживание и многие другие. Поскольку расходы на такое мероприятие могут значительно различаться, то необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Составление сметы расходов

Для того, чтобы понять, какие расходы будут при проведении конференции необходимо, прежде всего, их рассчитать по смете и утвердить приказом руководителя.

Среди различных видов расходов можно выделить следующие:

- на размещение информации о проведении конференции в СМИ;

- на рекламу мероприятия;

- рассылку приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера;

- обеспечение приглашенных раздаточным материалом в виде книг, дисков, флэшек и т.п.;

- аренду зала, аудио- и видеооборудования;

- оплату услуг лекторов, их проезда к месту проведения семинара и обратно, а также на проживание в гостинице;

- оплата переводчика;

- сувенирная продукция для участников семинара (ручки, карандаши, блокноты, папки, пакеты с логотипом организации);

- приобретение расходных материалов: ручки, бумага;

- приобретение проектора, флип-чата; 

- кофе-паузы, обеды или фуршеты для участников семинара;

- расходы на проезд сотрудников, гостиницу.

Смета будет больше или меньше в зависимости от того, имеется ли в компании помещение, в котором можно провести подобное мероприятие или же необходимо арендовать 

Шаг 2. Необходимо заключить договоры с компаниями, которые предоставляют услуги. 

В отличие от варианта, когда все мероприятие организует одна компания, при самостоятельной организации конференции может быть целый ряд договоров и расходов.

Так, если компания проводит рекламу, то необходимо заключить договор оказания рекламных услуг. Реклама должна быть обращена неограниченному числу граждан. А подтверждающим документом будет акт приемки-передачи. Аналогичные договоры оказания услуг будут заключены на оказание услуг переводчика.

При аренде помещения будет заключен договор аренды. Единственным существенным условием договора аренды, вытекающим из закона, является условие о предмете аренды. Согласно п. 3 ст. 607 ГК в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается несогласованным, а соответствующий договор аренды признается незаключенным.

Также будет присутствовать договор подряда, если говорить об изготовлении сувенирной продукции, обеспечении участников раздаточным материалом. Основным условием, которое необходимо согласовать сторонам в договоре подряда, является его предмет - существенное условие договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 703, ст. 726 ГК РФ предметом договора подряда признается работа и ее результат. Начальный и конечный сроки признаются судами существенным условием договора подряда исходя из положений п. 1 ст. 708 ГК РФ. Стороны могут установить в договоре следующие формы расчетов:

- расчеты денежными средствами;

- расчеты с помощью встречных договоров (поставка, подряд, возмездное оказание услуг, аренда).

Приемка-передача также будут осуществляться по акту приемки-передачи работ.

При организации конференции какие-то товары, например, бумагу, ручки, флип-чат, проектор необходимо будет приобрести и тогда нужно будет заключить договор купли-продажи. Согласно статье 454 ГК РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Соответственно, необходимым условием будет наименование, количество товара и его цена. Это может быть договор или достаточно кассового и товарного чека, если мы приобретем все, что необходимо в магазине. 

А вот с расходами в данном варианте не все так просто.

 

Признание расходов в целях налогообложения

 

Различные компании признают данные расходы различными способами.

Первый способ – признать все расходы в качестве представительских. 

Правомерность такой позиции подтверждена в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15.10.2007 N Ф08-6877/2007-2552А по делу N А63-2652/2007-С4. Суд указал, что расходы на проведение конференций, совещаний, приемов, годового общего собрания акционеров являются представительскими.

Но нужно помнить, что перечень подобных расходов ограничен. К представительским расходам относятся:

 расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, 

транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,

 буфетное обслуживание во время переговоров, 

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ). 

Еще одной особенностью будет нормируемый характер представительских расходов. 

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Второй способ – признание каждого вида расходов отдельно.

Так, расходы на аренду конференц-зала относятся к представительским и учитываются в составе прочих (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они признаются в размере не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Часть расходов будет признана расходами на рекламу. К расходам организации на рекламу в целях налогообложения прибыли относятся в том числе расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании (пункт 4 ст.264 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.08.2013 N 03-03-06/1/32239).  

Если проведение конференции связано с командированием работников из других регионов, то будут возникать командировочные расходы. Напомним, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. 

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на эту поездку признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией.

Признание отдельных видов расходов позволит избежать превышения норм по представительским расходам компании.

 

В заключение нужно отметить, что вопрос признания расходов на конференцию во-многом зависит от того, каким образом вы эту конференцию организуете, какие договоры вы будете заключать, какая смета расходов у вас запланирована. Конечно, проще признать расходы, если заключить договор со специализированной организацией, но вместе с тем, если проводить данное мероприятие самостоятельно, то можно сэкономить. Однако при самостоятельной организацией конференции возможны риски признания расходов.