Оплата мобильной связи сотрудников

       Все больше компаний оплачивают мобильную связь своим сотрудникам. Однако на практике предоставление телефона сотруднику может вызвать целый ряд проблем, таких как установление лимита разговоров, документальное оформление затрат, признание расходов на роуминг. В данной статье мы рассмотрим, каким образом правильно организовать оплату мобильной связи сотрудникам компании.

Документальное подтверждение расходов на мобильную связь

 

        Согласно статье 252 НК РФ для признания расходов необходимо соблюдение документального подтверждения таких расходов. Однако Налоговый кодекс прямо не устанавливает перечень документов для подтверждения расходов на мобильную связь.

     Вместе с тем, в Письме Минфина РФ от 19.01.2009 N 03-03-07/2 содержится следующий перечень документов, которыми можно подтвердить расходы:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; 

2. договор с оператором на оказание услуг связи;

3. детализированные счета оператора связи.

4. Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат.

      Представляется, что вышеуказанный лимит возможно утвердить совместно с перечнем работников, которым предоставляется оплата мобильной связи.

       Аналогичный перечень содержится в другом письме Минфина - Письмо Минфина РФ от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350. При этом финансисты особо подчеркивают, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

       Таким образом, работодателю целесообразно установить в трудовом договоре с работником и ли должностной инструкции обязанности по использованию мобильного телефона.

        Приведем пример соответствующего положения трудового договора.

 

Пример

В обязанности работника входит…

… ведение телефонных переговоров, в том числе с использованием мобильной связи, поиск клиентов, контроль осуществления поставок…»

 

    Наличие вышеперечисленных документов позволит подтвердить расходы. Вместе с тем, данный перечень не является исчерпывающим. Так, для подтверждения производственного характера расходов с международными контрагентами, налоговые органы могут затребовать соответствующие договоры.

 

Учет расходов

 

         Согласно статье 252 НК РФ расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть:

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

- экономически обоснованными;

- подтверждаться документами.

        Данный вид расходов относится к «прочим расходам» согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, связанным с производством и реализацией.

        Труднее всего компаниям доказать экономическую обоснованность данных расходов.

Однако экономическую целесообразность оплаты мобильной связи можно доказать следующими документами:

- должностной инструкцией;

- приказом об использовании мобильной связи;

- договорами с контрагентами.

       Спорным вопросом в части учета расходов на мобильную связь является вопрос использования мобильного телефона в нерабочее время или же в выходной день. Действительно, на практике может возникнуть ситуация, когда работник использует телефон после работы, например,  для уточнения условий контракта. Однако такие расходы придется подтверждать в судебном порядке. Например .в постановлении  ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 суд указал на то, что использование налогоплательщиком сотовой связи вне рабочего времени не свидетельствует об отсутствии производственной направленности таких расходов. Налогоплательщик представил должностные инструкции, приказы об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время.

       В этой связи рекомендуется в приказах о предоставлении мобильной связи работникам указать также время использования мобильной связи.

 

Установление лимита разговоров

 

       Установление лимита расходов на мобильную связь не является обязательным. Так, работодатель может приобрести безлимитный тариф для сотрудника.

       Однако Минфин предупреждает, что в случае  установления безлимитного тарифа расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами. Самым сложным в этой связи является вопрос экономического обоснования расходов. Так, например, менеджер, в обязанности которого входит ведение переговоров. Может не заключить ни одного контракта, также безлимитный тариф может предоставляться  бухгалтеру, и обосновать такие расходы получением какого-то дохода будет невозможно. Поэтому рекомендуется устанавливать лимиты использования мобильной связи.

      В противном случае, придется доказывать правомерность использования безлимитного тарифа в судебном порядке. При этом имеется соответствующая положительная судебная практика. В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу N А32-246/2008-12/27 суд признал обоснованными затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной сотовой связи, поскольку она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.

      Во избежание споров для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником за счет его собственных средств (Письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2). 

        Безлимитная и лимитированная связь имеют свои плюсы и минусы.

Плюсы и минусы безлимитной и лимитированной связи

 

  Безлимитная связь Оплата связи в рамках лимита
минусы

-большие затраты;

-необходимость доказывания экономической целесообразности;

-использование в рамках одного региона

-возможный перерасход и необходимость подтверждения перерасхода;

-необходимость ежемесячного подтверждения производственного характера расходов в рамках лимита

плюсы

-удобство учета расходов;

-отсутствие необходимости взыскивать с работника перерасход

-меньшие затраты для работодателя

 

     На практике при установлении лимита основной проблемой является перерасход средств по лимиту. Особенно часто такая ситуация возникает при направлении сотрудника в командировку.

 

Мобильная связь в роуминге

 

       В случае нахождения сотрудника в командировке работодатель может:

- оплатить полностью расходы сотрудника на мобильную связь;

- оплатить расходы на мобильную связь частично.

        В первом и во второй случае необходимо подтвердить производственный характер переговоров. Например, если сотрудник каждый день звонил домой, то такие расходы не будут носить производственный характер. 

     При этом вопрос компенсации расходов на роуминг будет зависеть от того. На чье имя оформлена СИМ-карта. Если СИМ-карта оформлена на сотрудника, то возможно два варианта:

- сотрудник самостоятельно оплачивает роуминг и впоследствии работодатель компенсирует расходы;

- работодатель «кладет» денежные средства на карту сотруднику в пределах норм. Установленных в компании.

Если СИМ-карта оформлена на компанию, то также возможны варианты:

- работодатель может оплатить всю сумму расходов, а впоследствии взыскать часть денежных средств с работника. Если эти расходы имели непроизводственный характер;

- «положить» на телефон определенный лимит, в рамках которого работнику будет разрешено общаться в роуминге.

    Однако следует отметить, что возврат денежных средств работником, если он использовал мобильный телефон в личных целях, осуществляется только на добровольной основе по заявлению. Если же сотрудник отказывается вернуть денежные средства, то их можно истребовать в судебном порядке.

           При этом порядок оплаты роуминга целесообразно закрепить в локальном акте или приказе по компании.

       Спорным вопросом в части учета расходов на роуминг является отсутствие контрагентов за рубежом. В этом случае налоговый орган может признать неправомерными данные расходы. И суды не выработали единую позицию по данному вопросу. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 по делу N А40-21839/08-117-76 суд указал, что налогоплательщик неправомерно учел в расходах оплату услуг международной и междугородней связи, поскольку не доказал их производственную направленность ввиду отсутствия у него действующих или потенциальных иностранных и иногородних партнеров или клиентов. По другому аналогичному делу в постановлении ФАС Московского округа от 30.12.2008 N КА-А40/12225-08 по делу N А40-68960/07-141-385 суд отклонил довод налогового органа о неправомерном включении в расходы стоимости услуг мобильной связи и роуминга из-за отсутствия у налогоплательщика контрагентов в странах, с которыми велись международные переговоры.

       В заключение стоит отметить, что мобильная связь прочно вошла в нашу жизнь. Вместе с тем, компании, оплачивая мобильную связь сотрудникам должны помнить о производственном характере таких расходов и документальном подтверждении затрат.