Ошибки кадровиков и как их избежать.

Часто в современных условиях хозяйствования малый бизнес, не может себе позволить иметь в штате отдельного специалиста, отвечающего за  кадровую работу. На предприятиях с небольшой численностью эта часть работы либо не ведется совсем, либо ложится на плечи бухгалтера.  Данная статья предлагается в помощь тем бухгалтерам, которым самостоятельно предстоит заниматься кадровой работой. Отсутствие в штате кадровика (неважно по какой причине), не может служить основанием для того, чтобы составление кадровых документов было проигнорировано, так как они тесно связаны с начислением заработной платы, налогообложением и обоснованностью затрат.

Начнем с того, что именно относится к работе кадровой службы. Конечно, в первую очередь, это документальное оформление всех процедур, связанных с приемом и  увольнением работников, оформление кадровых перемещений, учет отработанного времени и отпусков. Кроме того, на предприятиях всех форм собственности должен вестись воинский учет работающих граждан.

Рассмотрим организацию кадровой  работы более подробно.

Начинается она с оформления на работу сотрудников. Порядок оформления и перечень документов, представляемых будущим работником, определен гл. 10, 11 Трудового Кодекса РФ (далее ТК). На что здесь следует обратить внимание именно бухгалтеру. Во-первых,  это пакет документов, который предоставляет соискатель. Сегодня существует обязательная отчетность работодателей (и организаций и физических лиц, имеющих статус ИП), представление которой предполагает наличие у работников таких документов, как свидетельство пенсионного страхования и свидетельства, подтверждающего постановку на налоговый учет (ИНН). При отсутствии у работника этих документов, или при их ошибочном оформлении (например, несоответствие с данными паспорта) у бухгалтера возникнут проблемы при сдаче такой отчетности. Поскольку сроки ее представления (ежеквартальные сведения персонифицированного учета  и ежегодные сведения о доходах в налоговую инспекцию) четко определены и за их нарушение работодателю грозит штраф, необходимо заранее позаботится о том, чтобы претендент на работу привел документы в соответствие.

Во-вторых, оформление трудового договора. Многие юристы считают, что данный кадровый документ является рекомендательным, но не обязательным. В доказательство такой точки зрения приводится тот факт, что в Трудовом Кодексе, четко обозначено: в случае, когда трудовой договор при приеме на работу не составлен, но соискатель фактически приступает к работе с ведома работодателя, трудовые отношения считаются состоявшимися. Безусловно, такая точка зрения имеет право на существование. Однако представляется более логичным не игнорировать составление трудового договора по следующим причинам. В том же ТК прописано, что основанием возникновения трудовых отношений между работником и работодателем является трудовой договор (ст.16 ТК РФ), составленный в письменной форме (ст.67 ТК РФ). Т.е. высока вероятность того, что за отсутствие этого документа работодатель может быть привлечь к административной ответственности (ст.5.27 КоАП ).  Стоит отметить, что именно трудовой договор, часто оказывается тем документом, который при налоговых проверках помогает подтвердить обоснованность расходов на оплату труда или правомерность начисления тех или иных выплат (например, компенсацию за использование личного транспорта). И, надо помнить, что данный документ необходим, прежде всего, Работодателю, для конкретизации отношений с Работником. Ведь на Работника даже при отсутствии такого документа распространяются все права и гарантии Трудового Кодекса, а вот Работодателю будет очень сложно доказывать, при необходимости, о каких условиях работы он договаривался с Работником, какую именно работу соглашался выполнять Работник и на каких условиях. Кроме того, предоставлять трудовые договора требуют работники Фонда Социального Страхования, при проверке начислений и возмещений выплат, производимых за счет Фонда. А также проверяющие Пенсионного фонда для проверки правомерности тех или иных выплат. При этом работники официальных органов придерживаются точки зрения, что трудовой договор – документ обязательный, а не рекомендательный и споров с ними не избежать.

Отдельно стоит отметить, что наличие трудового договора в письменной форме не отменяет обязанности Работодателя оформить надлежащим образом трудовую книжку Работника, а также приказ о его приеме на работу, с которым Работник должен быть ознакомлен под роспись. Данные правила обязательны не только для юридических лиц, но и для работодателей, имеющих статус ИП.

Следующий документ, о котором пойдет речь - штатное расписание. И,  хотя мнение о том, что этот документ является обязательным для работодателя, редко вызывает сомнение, здесь также существует два подхода. Согласно первому - наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Штатное расписание упоминается в ст. 15 ТК РФ,  содержащей определение трудовых отношений и ст. 57 ТК РФ, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

            Согласно другой точке зрения, работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, утвержденная форма штатного расписания (Т-3) является рекомендуемой к использованию. Во-вторых, упоминание  штатного расписания в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв.Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69) в частности, в п. 3.1 приводится с оговоркой, «как правило» (… записи о наименовании должности … производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации). Т.е. ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Заметим, что на практике, работодатели с небольшой численность работников заменяют штатное расписание штатной расстановкой, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.            

            Рассмотрим теперь документы, оформление которых необходимо даже при наличии единственного работника.  Прежде всего, это табель учета рабочего времени. Он необходим для правильного исчисления текущих выплат, для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск, для расчета отпускных, пособий по временной нетрудоспособности. Его отсутствие может повлечь для бухгалтера множество проблем. Отказ Фонда социального страхования  от возмещения пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, ошибки при расчете различных пособий (например, при увольнении), а соответственно ошибки в исчислении страховых взносов в пенсионный фонд, фонды ОМС и т.д. Кроме того, в табеле учитывается переработка (трудовым законодательством за это предусмотрены доплаты). Ответственность за то, что доплаты исчисляются неправильно, или не начисляются совсем,  предусмотрена в КоАП.

            Отметим еще несколько моментов, которые необходимо знать бухгалтеру о кадрах. Сегодня часто работодатели практикуют выплату заработной платы один раз в месяц. Это, безусловно нарушение ТК РФ. Штраф для работодателя и руководителя, как должностного лица, за это деяние предусмотрен ст.5.27 КоАП. Чтобы уберечься в этом случае от претензий проверяющих, достаточно оговорить в трудовом договоре, что выплата заработной платы производится дважды в месяц, и при этом  ее авансовая часть  выдается работнику по заявлению.

            Не менее часто встречается такое распространенное нарушение, как невыдача работнику расчетного листка. Согласно ТК РФ это является обязанностью работодателя, значит, проверяющие могут наказать вас за нарушение в области законодательства о труде.

Отдельно остановимся на вопросе об отпусках. Порядок предоставления сотрудникам отпусков, и все что связано с этим, регламентирует ТК РФ. Каждый сотрудник имеет право на отпуск и должен его использовать. Не предоставление отпуска (отсутствие графика отпусков, не выплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск) также нарушение трудового законодательства.  

Отдельный вопрос (в условиях продолжающего кризиса он также актуален) - это введение работодателем неполного рабочего дня для сотрудников, соответственно выплата заработной платы, пропорционально отработанному времени и т.д. Необходимо помнить, что все действия работодателя, ухудшающие положение работника могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Табель-график обязательно должен быть согласован, если человек работает в режиме неполного рабочего дня. Не забудьте, что это все влияет на расчет не только текущих выплат (т.е. непосредственно заработной платы), но и различных пособий. Помните, часовая тарифная ставка не может быть меньше минимальной (размер минимальной оплаты труда устанавливается законодательно).

Еще одним направлением кадровой работы является работа по воинскому учету работающих граждан. Такой учет регламентирован п. IV Положения о воинском учете (утверждено Постановлением Правительства РФ от 25 декабря 1998 г. N 1541). Контроль ведения воинского учета в организациях осуществляют военные комиссариаты совместно с органами местного самоуправления. На сегодня ответственность за отсутствие такого учета не предусмотрена. Кроме того, в Положение нет указания на то, что такой учет обязаны вести работодатели в статусе индивидуальных предпринимателей.

            В заключение можно отметить, что кадровая работа – это отдельное направление, которое должно существовать у любого Работодателя (в  том числе у работодателя в статусе ИП). Основной документ, регламентирующий многие вопросы в этой сфере – Трудовой Кодекс РФ. Контролирующий орган в сфере соблюдения трудового законодательства и охраны труда – это трудовая инспекция. Нарушения в сфере законодательства о труде  наказываются, согласно КоАП. Правильное оформление кадровых документов является обязанностью работодателя. Исходя из специфики работы предприятия и небольшой среднесписочной численности персонала, от оформления части документов можно отказаться (например, от лицевых счетов работников или ведения воинского учета). Часть документов является необходимой, даже при наличии единственного работника. Прежде всего, это документы, связанные с учетом отработанного времени, начислением и выплатой заработной платы и пособий.