Руководитель приобретает продукцию и материалы за свой счет

Как принять на учет продукцию и материалы?
 
 
     Для того, чтобы принять продукцию и материалы на учет, согласно статье 252 НК РФ, расходы должны быть понесены с целью дальнейшего получения дохода и быть документально подтверждены.
         Документальным подтверждением розничной купли-продажи могут служить следующие документы:
- чек;
- товарный чек.
Кроме того, приобретение продукции и материалов может быть подтверждено:
- договором с поставщиком;
- актом приемки-передачи продукции;
- иными первичными документами.
       Напомним, что с  2013 г. вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которому были отменены унифицированные формы первичной документации. 
       Теперь для того, чтобы принять на учет продукцию и материалы необходимо наличие только обязательных реквизитов, указанных в статье 9 Закона: наименование и дату их составления, название компании, их составившей, содержание, величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции) с указанием единиц измерения, должности и подписи лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за правильность ее оформления, расшифровку подписи.
      Вместе с тем, в письме Минфина России от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36 говорится о том, что при поставке товаров и материалов следует руководствоваться следующим. Согласно п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса Российской Федерации заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ).
Однако проблема в оформлении документов будет заключаться в том, как правильно их оформить: на физическое лицо или же на компанию. Но все будет зависеть от того, каким образом в дальнейшем оформить отношения с руководителем для возврата ему денежных средств.
 
 
Как оформить отношения с руководителем?
 
 
      Проблема оформления отношений с руководителем при покупки им материалов и товаров за свой счет состоит в том, что возможны налоговые потери, как у руководителя, так и у компании.
Рассмотрим различные варианты приобретения товаров и материалов.
 
1. Компания приобретет купленные за счет руководителя товары и материалы, заключив договор купли-продажи.
 
Документальным подтверждением приобретения товаров руководителем будут договор, подписанный от имени физического лица, а также первичные документы на имя руководителя.
Документами, обосновывающими дальнейшую покупку у руководителя товаров, будут являться договор купли-продажи между руководителем и компанией, накладные, акты и иные первичные документы. В этом случае директор будет выступать продавцом, а фирма – покупателем.
Для компании в плане налогообложения покупная стоимость товаров или материалов будет учитываться в расходах. Недостаток данной схемы состоит в невозможности возмещения НДС.
Для руководителя возникают риски уплаты НДФЛ. Доходом руководителя в этом случае будет являться вся сумма, при этом налоговый агент компания-работодатель не будет плательщиком налога, так как при покупке ценностей у любого физического лица организация не является налоговым агентом НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Во избежание финансовых потерь руководителя возможно в договоре увеличить цену на сумму налога, однако в этом случае увеличиваются расходы организации, связанные с увеличением стоимости товаров.
 
2. Возмещение затрат руководителю 
 
Такой вариант возможен в случае отсутствия документального подтверждения покупки материалов, оборудования или товаров. 
Недостаток данной схемы также состоит в невозможности возмещения НДС. Кроме того, могут возникнуть проблемы в части признания расходов, связанных с приобретением товаров.
Для руководителя возникают риски уплаты НДФЛ. Статья 41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц (Письмо Минфина РФ от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
 
3. Оформление договора займа
 
Данный вариант предполагает, что руководитель сначала приобретает товары за свой счет, а потом оформляет договор займа с компанией.
Данный вариант подходит в случае, если документы от продавца товаров, материалов оформлены на имя компании. При этом дата договора займа должна совпадать с датой оплаты товаров. Согласно статье 809 ГК РФ если иное не предусмотрено законом или договором займа, займодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства займодавца, а если займодавцем является юридическое лицо, в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.
В дальнейшем организация возвращает сотруднику займ на условиях договора  путем выдачи денежных средств через кассу или переводом на банковскую карту работнику.
 Данная операция будет приравниваться к расходам организации по приобретению материальных ценностей. 
Однако в отношении руководителя возникают риски начисления НДФЛ на сумму процентов. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций. В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения доходов при получении доходов в виде материальной выгоды определяется как день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам (Письмо Минфина РФ от 25.07.2011 N 03-04-05/6-531). В случае беспроцентного займа материальная выгода, облагаемая по ставке 35%, возникнет в виде экономии на процентах (ст.212 НК РФ).
 
4. Приобретение товаров по договору поручения, заключенному с компанией
 
По договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.
Соответственно, все документы по договору купли-продажи оформляются на доверителя, то есть на компанию.
Компания при этом может признать расходы и принять НДС к вычету.
В случае установления в договоре суммы вознаграждения поверенному, данные суммы будут являться доходом физического лица, а следовательно, облагаться НДФЛ. В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
При этом организация, в результате отношений с которой физическое лицо получило доход (п. п. 1, 2 и 4 ст. 226 НК РФ):
- признается налоговым агентом по НДФЛ;
- обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет соответствующие суммы НДФЛ.
Налоговая ставка установлена для таких видов доходов в размере 13%. 
5. Оплата с корпоративной карты сотрудника
В некоторых компаниях во избежание проблем с оформлением товаров, приобретаемых работникам, сотрудникам выдаются корпоративные карты. Порядок их выдачи, перечень сотрудников, пользующихся такой картой, устанавливается в локальном акте организации. Корпоративная карта, как любая другая пластиковая банковская карта, представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Карты выдаются работникам на основании приказа по компании.
       При этом, покупая товары путем использования карты, работник оформляет документы на организацию. При этом НДС возможно принять к вычету, поскольку продавцом будет выступать не руководитель, как в первом случае, а юридическое лицо. 
Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:
- не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
- запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
- поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности.
       Траты работника будут считаться расходами организации, поскольку они будут документально подтверждены и направлены на получение дохода. 
       В этом случае, средства, находящиеся на карте, будут являться средствами, выданными под отчет. Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В данном решении судьи посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.
    Таким образом, самым выгодным вариантом с налоговой точки зрения и для компании и для руководителя будет оформление корпоративной карты.
         В бухгалтерском учете товары и материалы будут отражаться в зависимости от целей их дальнейшего использования.
 
 
Бухгалтерский учет товаров, приобретенных руководителем
 
 
         По общему правилу, если руководитель приобретает материалы или товары для перепродажи, то их учет будет вестись раздельно.
Так, материалы  -  это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. Соответственно, материалы в организации будут числиться на счете 10. Счет 10 "Материалы" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы учитываются на счете 10 "Материалы" по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.
     Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением (получением), продажей и иным выбытием товаров, производится в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Бухгалтерский учет товаров, предназначенных для перепродажи, ведется на счете 41 "Товары" по их фактической себестоимости (п. п. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
         Соответственно, материалы и товары будут учитываться на данных счетах бухгалтерского учета на дату поступления в организацию.
     Оформление в бухгалтерском учете будет также зависеть от документального оформления приобретения товаров и материалов. Например, если компания решила выдать займ, то расчеты по займу будут отражаться по балансовому счету 66:
66-о "Расчеты по основной сумме долга";
66-п "Расчеты по процентам по займу".
Начисление процентов отражается записью по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы", и кредиту счета 66.
    Кроме того, следует дать некоторые рекомендации в отношении случаев приобретения материалов и товаров за счет руководителя.
 
 
Рекомендации компаниям
 
 
      Поскольку существуют различные варианты оформления документов и оформления в бухгалтерском и налоговом учете приобретенных материалов и товаров, то целесообразно закрепить наиболее удобный вариант в учетной политике.
      Большинство вариантов связаны с начислением НДФЛ и признанием дохода руководителя, в этой связи рекомендуется использовать схему приобретения материалов и товаров за счет средств руководителя в исключительных случаях. К таким случаям можно отнести наличие кассового разрыва, отсутствие оборотных денежных средств. При этом наименьший размер НДФЛ будет уплачиваться, если оформить приобретение материалов за счет займа, выданного руководителем компании. 
        Однако совсем исключить начисление НДФЛ возможно, выдав руководителю корпоративную карту. Такую же карту можно выдать и другим сотрудникам. Однако при использовании таких карт возможны риски судебных споров с налоговыми органами. Во избежание таких споров целесообразно закрепить порядок выдачи таких карт в локальном акте и приказе по компании.
 
     В заключение следует отметить, что компания должна заранее предусмотреть порядок оформления материалов и товаров, приобретаемых за счет средств руководителя. Это позволит как избежать потерь в части налогообложения, так и претензий налоговых органов, и самого руководителя в части возмещения понесенных расходов.