Типичные ошибки при оформлении и выдаче денег под отчет

     Компаниям и индивидуальным предпринимателям часто требуется выдать ответственному сотруднику денежные средства под отчет: то нужно купить канцтовары, то оплатить госпошлину, то приобрести мебель, отправить корреспонденцию, заказать печати и штампы. Причин может быть множество, но возникает и множество ошибок. Тем более, что требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. В настоящее время необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Однако основные ошибки совершаются годами. И о них мы поговорим в этой статье.
 
Ошибка № 1. Отсутствует заявления работника
 
     Денежные средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются денежные средства под отчет. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов или же купить канцтовары, нотариус или магазин работают в определенное время, и чтобы успеть вовремя, бухгалтер просто выдает денежные средства, не прося написать соответствующее заявления. Впоследствии заявление также не берется. 
 
     Однако отсутствие заявления является ошибкой. Дело в том, что согласно п.6.3. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такой ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
 
     Таким образом, во избежание ошибки необходимо не только взять заявление, то и проверить наличие обязательных реквизитов в таком заявлении, например, суммы денежных средств. 
 
     Существует и соответствующая судебная практика не в пользу компаний. В качестве примера можно назвать Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 N 09АП-2451/2013. По мнению инспекции, без заявления срок подотчета не установлен. Но деньги в этот же день возвращены не были. На следующий день директор захотел взять еще 144 000 руб., и бухгалтер эти деньги выдал, несмотря на прямой запрет. В результате, компания была привлечена к ответственности, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций для юрлиц варьируются от 40 000 до 50 000 руб.
 
    В качестве рекомендаций можно посоветовать оформить шаблоны заявлений о выдаче денежных средств под отчет, в которые подотчетное лицо будет только вписывать свою фамилию, имя, отчество, сумму наличных денежных средств и срок выдачи денежных средств.
 
Ошибка № 2. Работник не вернул неизрасходованные денежные средства
 
     Денежные средства, выданные под отчет, и не израсходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. 
 
Ошибкой будет, если:
- средства не возвращены в кассу в трехдневный срок
- средства возвращены намного позже;
- расход средств не подтвержден первичными документами.
 
     По смыслу п.6.3. Указания Банка России подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет либо вернуть денежные средства.
 
     Во избежание данной ошибки, целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью либо вернуть денежные средства либо составить авансовый отчет. Это можно сделать путем ознакомления с локальным актом, закрепляющим обязанность возврата денежных средств, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре с работником.
 
Ошибка № 3. Работник не вернул ранее выданные денежные средства
 
     Компания и индивидуальный предприниматель могут выдавать под отчет денежные средства только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник не отчитался по ранее выданным средствам, то будет ошибкой выдавать ему снова средства под отчет.
     
     Согласно п.6.3. Указания Банка России подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Следовательно, перед выдачей денежных средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.
 
   Данная ошибка рассматривается часто и судами, в качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 N 09АП-47328/2013 по делу N А40-144835/13.
 
    Вместе с тем, обратите внимание, что расчеты посредством корпоративных карт, как уже упоминалось, не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-10884/2013).
 
     Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. 137 ТК РФ он вправе удержать невозвращенный аванс подотчетных сумм из зарплаты работника, правда, с учетом 20%-ного ограничения, предусмотренного ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате заработка. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
 
Ошибка № 4. Отсутствует авансовый отчет или неправильно заполнен отчет
 
     В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например, он может потеряться. Еще одной ошибкой является неправильное заполнение авансового отчета, например, к ошибкам авансового отчета могут относиться:
- отсутствие назначения аванса;
- отсутствие обязательных реквизитов авансового отчета;
- несоответствие суммы средств, выданных под отчет, и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами;
- отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.
 
     Унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Однако с 01.01.2013 ее применение не является обязательным.
 
     Если компания использует собственную утвержденную форму авансового отчета, то в форме авансового отчета должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете":
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи уполномоченных лиц.
 
     Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением.
 
     Для того, чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание. Чтобы проверка авансовых отчетов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за проверку авансовых отчетов, это может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита. Соответствующие обязанности необходимо прописать в трудовом договоре с работником. 
 
Ошибка № 5. Нарушен лимит расчета наличными денежными средствами
 
     Предельный размер расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов").
 
     Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя (заказчика) вносит наличные денежные средства в кассу поставщика.
 
     Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
 
    Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при выдаче кредитной организацией наличных денежных средств по требованию о возврате остатка денежных средств, перечисленных на специальный счет в Банке России, порядок открытия и ведения которого определен Указанием Банка России от 15 июля 2013 года N 3026-У "О специальном счете в Банке России", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 16 августа 2013 года N 29423 ("Вестник Банка России" от 28 августа 2013 года N 47).
 
   Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование в соответствии с пунктом 2 настоящего Указания поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на следующие цели:
выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
выдачу работникам под отчет.
 
   Ранее действовало ограничение и на выдачу денежных средств под отчет (Указание 1843-У). И такая ошибка может быть выявлена налоговым органом за предыдущие периоды, в рамках налоговой проверки за 3 предыдущих года.
 
     Несоблюдение же лимита расчета наличными является нарушением законодательства.
 
  В качестве рекомендаций целесообразно по возможности осуществлять расчеты по безналичному расчету. Наличные расчеты рекомендуется осуществлять только в случае крайней необходимости, например, компании понадобились ручки, бумага для принтера.
 
Ошибка № 6. Отсутствуют подтверждающие первичные документы
 
    Любой факт хозяйственной деятельности компании должен быть подтвержден документально, первичными документами. Однако, например, руководство часто грешит тем, что забывает первичные документы, не оформляет их или просто предоставляют только авансовый отчет.
 
     Но статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» четко говорит о том, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
 
     Поэтому расходование средств должно быть подтверждено документально. 
 
Например, к таким первичным документам могут относиться:
- чеки;
- квитанции;
- акты приемки-передачи;
- накладные ТОРГ-12;
- железнодорожные и авиабилеты;
- платежные поручения.
 
     При отсутствии первичных документов просто невозможно будет подтвердить, что денежные средства были потрачены именно на те цели, которые указаны работником в авансовом отчете.
 
     Следовательно, нужно проверить не только наличие авансового отчета, но и первичные документы, подтверждающие правомерность расходования средств.
 
     Ошибка № 7. Подотчетное лицо имеет на руках только чек для подтверждения расходов
 
     При оплате товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами для документального подтверждения расходов наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@. 
 
     Следовательно, подотчетному лицу не достаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить, что расходы были осуществлены.
 
  Во избежание спорных ситуаций, необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать работников, какие документы они должны собрать для того, чтобы подтвердить расходы.
 
Ошибка № 8. Отсутствует кассовый ордер
 
     Взяв заявление с подотчетного лица о выдаче денежных средств под отчет, бухгалтер может забыть выписать кассовый ордер. Однако форма такого документа даже утверждена документально. Согласно пункту 6.4. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.
Таким образом, отсутствие ордера является ошибкой.
 
     Следовательно, чтобы избежать эту ошибку, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление кассового ордера. Кроме того, в трудовом договоре бухгалтера должны быть прописаны четкие обязанности по выдаче кассовых ордеров при оформлении денежных средств под отчет.
 
Ошибка № 9. Начисление НДФЛ на суммы, которые не вернул работник
 
     Если работник не вернул средства, с одной стороны, денежные средства могут рассматриваться в качестве его выгоды. Но с другой стороны, может сложиться ситуация, когда работник не вернул денежные средства в результате забывчивости. Или например, средства действительно были израсходованы, но работник не отчитался по ним, уехал в командировку, и потом забыл о подотчетных суммах.
 
     Минфин считает, что налогооблагаемая выгода может возникнуть, например, в связи с прощением долга. В одном из своих писем специалисты ведомства указали, что на дату прощения долга работник получит право распоряжаться денежными средствами и у него возникнет налогооблагаемый доход (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
 
     Однако суды не согласны с подобной позицией. Судьи полагают, что до тех пор пока есть вероятность того, что работник отчитается, существует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек срок исковой давности), выданные денежные средства не должны признаваться экономической выгодой работника (Постановление ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012).
 
      Вместе с тем, в качестве рекомендаций компаниям, нужно отметить нецелесообразность начисления НДФЛ. Ведь в этом случае возможны и риски споров с работниками, и возможность того, что работник вернет подотчетную сумму в любой момент.
 
Ошибка № 10. Компания не соблюдает валютное законодательство РФ
 
      По общему правилу, валютные операции между резидентами запрещены. То есть компания не может выдать 10 долларов США сотруднику из кассы на покупку канцтоваров. Однако из этого правила есть исключения. Например, из кассы в валюте может быть выдан аванс на зарубежную командировку (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07 по делу N А33-1127/2007).
 
     Но даже направление работника в командировку и выдача средств в валюте вызывали судебные споры. 
 
     Вызывали споры и факты выдачи средств иностранным работникам. В Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 11.02.2014 по делу N А69-3113/2013 суд указал на возможность выдачи средств под отчет иностранному сотруднику в рублях. Выдача обществом своему иностранному работнику под отчет денежных средств не входит в Перечень валютных и иных операций резидентов и нерезидентов, содержащийся в Приложении 2 к Инструкции Банка России от 04.06.2012 N 138-И "О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением". Выдача обществом своему иностранному работнику под отчет денежных средств нельзя отнести к валютной операции. Аналогичный вывод сделан в Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 05.02.2014 по делу N А69-3098/2013.
 
    Таким образом, выдача из кассы средств в иностранной валюте в целом запрещена. А вот выдать в валюте средства в целях командирования возможно. Можно не соблюдать нормы валютного законодательства и в отношении выдачи средств в рублях иностранным работникам.
 
     Еще одной ошибкой в разрезе соблюдения валютного законодательства является неправильно оформленный авансовый отчет. При выдаче иностранной валюты нужно заполнить отдельно. Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы, графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются исключительно в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством РФ порядком. Но о них не нужно забывать.
 
   Следовательно, во избежание ошибок нужно проверить, возможно ли осуществить операцию в соответствии с валютным законодательством. И если операция осуществляется в валюте, то нужно проверить реквизиты авансового отчета.
 
       В заключение необходимо отметить, что выдача денежных средств является довольно-таки простой операцией, однако именно выдача денежных средств под отчет вызывает большие споры, множество ошибок и спорных моментов. Но знания об ошибках помогут из избежать, ведь как говориться, «осведомлен, а значит, - вооружен!».