Электронный документооборот: как оформить?

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота

и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица

Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота Минусы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы;

Наличие централизованной структуры документооборота;

Систематизированное хранение документов в электронном архиве;

Простота в регистрации и согласовании документов;

Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время;

Возможность составления аналогичных документов;

Проведение электронного аудита

Необходимость приобретения электронной цифровой подписи;

Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот;

Дополнительные расходы на электронный документооборот;

Отсутствие унифицированных форматов документооборота;

Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи". Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. Для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания – удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром.  Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи" удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1) создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты

2) устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;

3) аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;

4) выдает по обращению заявителя средства электронной подписи,

5) ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей

6) устанавливает порядок ведения реестра сертификатов,

7) создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;

8) проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;

9) осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;

10) осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1) неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;

2) неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи").

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании  могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. Для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 N ММВ-7-2/149@ "Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 N ММВ-7-2/169@". К таким документам относятся:

1) требования о представлении пояснений;

2) уведомления о контролируемых иностранных компаниях;

3) уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);

4) налогового уведомления;

5) решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;

6) решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;

7) решения о проведении выездной налоговой проверки;

Иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, далее - Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых, необходимо сформировать дела. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые – в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, "Графики учета рабочего времени. Электронные документы".

В-четвертых, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:

- выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);

- защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;

- записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов - PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
         

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                     Подпись          Расшифровка

Дата                                                            подписи

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                        Подпись          Расшифровка

Дата                                                            подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)                 Подпись          Расшифровка

Дата                                                            подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения систем