При выполнении каких условий организация на ОСНО может уменьшать налоговую базу на расходы, связанные с обучением работников (в том числе, если с ними не был заключен трудовой договор)?

Обучение работников – вещь, безусловно, полезная. Только вопрос состоит в том, что нужно сделать, чтобы компания была только в выигрыше, отправив работников на учебу? И всегда ли это может быть выгодно и беспроблемно для организации? Остановлюсь на этом более подробно.

С одной стороны, чем больше знаний у работника, тем больше экономической выгоды организации он может принести. Особенно если работник изучает новые передовые изменения в своей сфере профессиональной деятельности (и будет применять эти знания в работе). Кроме того оплачиваемая работодателем учеба повышает лояльность работника к компании.

А с другой стороны, расходы на такое обучение, увы, не всегда можно учесть для уменьшения налоговой базы.

Однако хорошая новость заключается в том, что учесть такие расходы возможно! Как говорится, предупрежден – значит, вооружен.

Ниже я приведу перечень условий, при соблюдении которых расходы на обучение можно учитывать в налоговом учете.

Если их знать заранее (на этапе выбора учебного заведения и тематики образовательной программы) и соответственно подготовиться (составить необходимые документы) - это может помочь оптимизировать налогообложение.

Итак, уменьшить налоговую базу на расходы, связанные с обучением, можно если:

1. Учеба работника производится в интересах компании и полученные знания будут использоваться им при выполнении своих должностных обязанностей (например, бухгалтер отправлен на обучение по работе в новой бухгалтерской системе, на которую переходит компания);

2. У образовательного учреждения есть лицензия (соответствующий статус – для иностранных образовательных учреждений). Рекомендую проверить это на этапе выбора образовательного учреждения;

3. Между компанией и образовательным учреждением (в т.ч. иностранным) заключен договор (об этом тоже имеет смысл позаботиться перед началом обучения работника);

4. Между работником и компанией заключен трудовой договор или договор, предусматривающий обязанность гражданина не позднее 3 месяцев после окончания учебы оформить с организацией трудовой договор и отработать в ней не менее 1 года;

5. У компании есть в наличии другие необходимые подтверждающие документы (приказ о направлении на учебу, учебная программа, акт выполненных услуг (по обучению), а также документ о прохождении обучения (диплом, удостоверение, сертификат и т.п.).

Хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, нужно не менее 4 лет.

Подчеркну, что для признания расходов в налоговом учете необходимо соблюдение всех вышеприведенных условий. Если же все перечисленные условия не будут соблюдены, тогда расходы на обучение нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль.

Подтверждение: п. 3 ст. 264, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, ст. 20 Трудового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-03-06/1/39249 от 23 сентября 2013 г., № 03-03-06/2/121 от 9 ноября 2012 г., № 03-03-06/1/587 от 26 сентября 2011 г., № 03-03-06/2/77 от 21 апреля 2010 г., № 03-03-06/1/137 от 28 февраля 2007 г., № 03-03-06/1/312 от 25 мая 2007 г.

Отдельно мне хотелось бы обратить внимание на то, что законодательство позволяет учесть расходы на обучение, даже если на момент начала учебы с работником не заключен трудовой договор. В таком случае необходимо заранее подготовить соглашение, предусматривающее установленное выше условие (обязанность гражданина не позднее 3 месяцев после окончания учебы оформить с организацией трудовой договор и отработать в ней не менее 1 года). И, конечно же, соблюсти все остальные озвученные выше условия.

Ситуация 1

После прохождения обучения за счет ООО «Альфа» Иванов И.И. не заключил трудовой договор с данной организацией (несмотря на ранее подписанное соглашение об обязательстве трудоустройства). А Петров П.С. заключил трудовой договор с ООО «Альфа» (в соответствии с подписанным ранее соглашением), однако уволился, не отработав в компании один год. Как быть с расходами на обучение данных работников, которые организация учла в целях налогообложения прибыли?

Ответ:

В таком случае расходы на обучение, которые ранее уменьшали налоговую базу ООО «Альфа», нужно включить в составе внереализационных доходов.

Сделать это следует в тот период, когда:
1) прошли три месяца, отведенные на заключение трудового договора с Ивановым И.И.;
2) закончил действовать трудовой договор с Петровым П.С. Исключение предусмотрено только в случае, если трудовой договор с Петровым П.С. был расторгнут по причинам, перечисленным в ст. 83 Трудового кодекса РФ (не зависящим от воли сторон).

Ситуация 2

ООО «Альфа» оплачивает обучение Сидорову С.С. Перед началом учебы они заключили соглашение, предусматривающее обязанность Сидорова С.С. не позднее 3 месяцев после окончания учебы оформить с организацией трудовой договор и отработать в ней не менее 1 года. Все прочие условия для признания расходов на обучения в целях налогообложения прибыли соблюдены. Однако образовательные отношения были прекращены ранее предполагаемого срока. Какую дату тогда считать днем окончания обучения (т.е. от какой даты нужно отсчитывать три месяца, которые отводятся на заключение трудового договора)?

Ответ:

Дата окончания обучения в указанном случае определяется по распорядительному акту об отчислении обучающегося. Распорядительный акт готовит организация, которая проводила образовательную деятельность. Данную позицию подтвердил Минфин России в своем недавнем письме № 03-03-06/1/21364 от 14 апреля 2016 г.

Ожидаемые изменения

В заключение хочу добавить, что законодатели планируют расширить перечень расходов на обучение, учитываемых в целях налогообложения прибыли (в проекте внесение изменений в статью 264 Налогового кодекса РФ). Таким образом, планируется поощрить компании, которые не скупятся на подготовку высококвалифицированных работников. Будем надеяться, что указанные нововведения не заставят себя долго ждать.