Срочно перепроверьте НДФЛ, если в штате есть иностранцы.

Когда потебуется пересчитать НДФЛ
 
Что делать с налоговыми вычетами
 
Как подтвердить налоговое резидентство
 
 
Когда у компании есть работники из стран ЕАЭС, в конце года безопаснее проверить их налоговый статус. Это повлияет на сумму НДФЛ, которую компания должна будет удержать или, наоборот, вернуть сотруднику.
 
Компании платят НДФЛ за работников из государств ЕАЭС по ставке 13% с момента их прибытия в Россию (ст. 73 Договора о ЕАЭС от 29.05.14). Несмотря на это, по итогам года надо проверить статус таких «физиков» и, если они не стали налоговыми резидентами, пересчитать НДФЛ. На этом настаивают в Минфине России.
 
Чтобы избежать ошибок, учтите три правила расчета НДФЛ с выплат иностранцам из стран ЕАЭС.
 
Правило 1. Проверьте налоговый статус всех сотрудников
 
Доходы иностранцев из стран ЕАЭС облагаются по ставке 13% по правилам международного договора. В нем ничего не сказано об особенностях признания физлица налоговым резидентом.
 
Но это не значит, что такие иностранцы автоматически признаются налоговыми резидентами. Так считают специалисты Минфина и ФНС. В данном случае надо использовать национальное законодательство, для нашей страны это Налоговый кодекс. И компаниям на конец года надо определить налоговый статус сотрудников из ЕАЭС. Подтверждают это письма Минфина России от 14.07.16 № 03-04-06/41639 и от 10.06.16 № 03-04-06/34256, ФНС России от 16.03.16 № БС-3-11/1099@ и от 15.03.16 № БС-4-11/4273@.
 
Если сотрудник из ЕАЭС на конец года не стал налоговым резидентом, пересчитайте НДФЛ с его доходов по ставке 30%. Если сотрудник на конец года получил статус налогового резидента, заплатите с его доходов, как и раньше, НДФЛ по ставке 13%.
 
Компании безопаснее придерживаться требований Минфина и ФНС. Иное чревато штрафом за неправомерное неудержание НДФЛ. А это 20% от неудержанной и не перечисленной в бюджет суммы НДФЛ (ст. 123 НК РФ).
 
ПРИМЕР 1.
 
Иностранец из ЕАЭС въехал в страну в октябре и сразу устроился на работу. За октябрь и ноябрь компания удержит с его доходов НДФЛ по ставке 13%. Если на 31 декабря сотрудник не получил статус резидента, налог с доходов начиная с октября пересчитайте по ставке 30%.
Но в январе с доходов сотрудника снова удерживайте НДФЛ по ставке 13%. Такой алгоритм действий Минфин и ФНС сейчас предлагают в своих разъяснениях.
 
Правило 2. Вычеты положены только резидентам
 
Детский, социальный и имущественный вычеты по НДФЛ положены только налоговым резидентам (п. 3 и 4 ст. 210 НК РФ). Подтверждают это письма Минфина России от 22.06.15 № 03-04-05/35996, от 09.04.15 № 03-04-06/20223 и от 21.10.14 № 03-04-05/53035.
 
Если по итогам 2016 года иностранец стал налоговым резидентом, он вправе применить вычет. Для этого иностранцу необходимо подать в инспекцию по месту своей регистрации декларацию по форме 3-НДФЛ. Если иностранец на конец года — нерезидент, его доходы облагаются НДФЛ по ставке 30% и вычеты ему не положены (письмо Минфина России от 25.02.16 № 03-04-05/10362).
 
Компании при приеме на работу иностранца из стран ЕАЭС важно отслеживать налоговый статус такого сотрудника. Во-первых, чтобы правильно предоставить вычеты по НДФЛ. Во-вторых, если по итогам года иностранец не получит статус резидента, с месяца приема на работу пересчитать НДФЛ по ставке 30% вместо 13%, а заодно и вычеты.
 
После пересчета НДФЛ с начала года по ставке 30% у работника может возникнуть долг по этому налогу. Получится, что компания его недоудержала. Разницу удержите из декабрьской зарплаты. Если зарплаты сотрудника для этого не хватает, сообщите о неудержанном НДФЛ в инспекцию. Для этого не позднее 1 марта подайте в инспекцию справку 2-НДФЛ о невзысканной сумме налога. В справке приведите сумму налога, который компания как налоговый агент не смогла удержать.
 
ПРИМЕР 2.
 
На 1 января 2017 года задолженность сотрудника по НДФЛ составила 10 000 руб. Эту сумму компания передает на взыскание налоговикам. Для этого не позднее 1 марта 2017 года компания подаст в инспекцию и вручит работнику форму 2-НДФЛ за 2016 год.
В форме 2-НДФЛ организация ставит признак 2, а задолженность по налогу указывает в пункте 5.
 
Правило 3. Проверьте налоговый статус по общим правилам
Чтобы определить налоговый статус работника, важно правильно рассчитать, как долго он находится на территории нашей страны. Если 183 календарных дня в течение 12 следующих подряд месяцев и больше, он — налоговый резидент (п. 2 ст. 207 НК РФ).
В Налоговом кодексе не сказано, по каким документам определять налоговый статус физлица. Но за правильность его определения отвечает налоговый агент, то есть сама компания. Инспекторы считают, что компания вправе использовать любые документы, из которых видно, как долго работник пробыл на территории России (письмо ФНС России от 30.12.15 № ЗН-3-17/5083).
Обычно пребывание иностранца в России подтверждают копиями страниц паспорта с отметками о пересечении границы. Но иногда в паспорте нет отметок о пересечении границы.
 
Когда отметок в паспорте нет, пребывание иностранца в России нужно подтвердить другими документами. Так считают в ФНС России (письмо от 06.09.16 № ОА-3-17/4086). Это можно подтвердить, например, сведениями из табеля учета рабочего времени, документов о регистрации по месту жительства и др.
 
Денис Корнилов, партнер компании ООО «Корн-Аудит»