В 2020 г. работодатели начнут формировать электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с новыми обязанностями работодателя, мы подготовили дополнительные более детальные разъяснения, которые помогут легче ориентироваться с возможными вопросами, связанными с изменениями в законодательстве.

I. Особенности перехода

Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности - ЭТК будет осуществляться только с согласия работника. Исключение – сотрудники, которые впервые трудоустроятся с 2021 года. Для них сведения о периодах работы будут вестись исключительно в электронном виде без оформления трудовой книжки на бумажном носителе. Всем остальным работникам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Те, кто подаст заявление о ведении ЭТК, получит бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки на руки в нее будет вноситься запись о подаче работником соответствующего заявления. При сохранении трудовой книжки в бумажном формате работодатель наряду с ЭТК продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах ПФР. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, ЛНА, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

временной нетрудоспособности;

отпуска;

отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты, не подавшие одно из письменных заявлений.

Работодателям в течение 2020 года необходимо будет осуществить следующие мероприятия:

принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии); подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;

обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности сотрудников для хранения в информационных ресурсах ПФР;

уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

II. За работником сохраняется право:

на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

III. Обязанности и полномочия работодателя при ведении ЭТК

Работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления. 

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в ЭТК, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России. Напомним, что лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись исключительно в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

IV. Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

при увольнении в день прекращения трудового договора.

Заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

V. Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган ПФР.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности будет препятствовать поступлению работника на другую работу, суд может принять решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

VI. Получить сведения из ЭТК работник сможет:

через личный кабинет на сайте ПФР (https://es.pfrf.ru/#services-f);

на сайте Портала государственных услуг (https://www.gosuslugi.ru/).

Информацию из ЭТК можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе ПФР; в многофункциональном центре (МФЦ).