Обоснованность цифровизации трудовых отношений уже ни у кого не вызывает сомнений. Законодатели активно корректируют законодательство в данной области. И осенняя сессия этого года в Госдуме обернется принятием ряда проектов федеральных законов, которые кардинально изменят кадровый документооборот. К чему готовиться – расскажем далее.

Итак, в Госдуме на рассмотрении находится несколько законопроектов о внесении изменений в Трудовой кодекс, касающихся цифровизации трудовых отношений: № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде); № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора).

Причем первый законопроект уже прошел первое чтение, и депутаты поддержали переход на цифровой формат трудовых книжек. И хочется нам или нет, но готовиться к изменениям нужно заранее.

Электронная трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. И в настоящее время эти книжки ведутся исключительно в бумажном виде. С 2020 года планируется ввести электронную трудовую книжку. То есть книжка как документ будет реализована и в цифровом формате. Но никто пока не отменяет бумажные книжки, которые ведутся работодателями сейчас. Законодатели предусмотрели переходный период (весь 2020 год), в течение которого каждый работник может выбрать, в каком виде вести его трудовую книжку. То есть переход на электронные трудовые книжки добровольный.

К сведению: при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

По законопроекту Трудовой кодекс дополняется ст. 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности включают информацию о трудовом стаже работника, о нем самом, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, основаниях расторжения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФ РФ. Не стоит думать, что если работодатель будет все передавать в электронном виде в ПФ РФ, то работник не сумеет посмотреть, так сказать, «записи» в трудовой книжке.

Он может их получить несколькими способами: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) – на бумажном носителе или в форме электронного документа; в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; в Пенсионном фонде – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа; с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) – в форме электронного документа.

Полагаем, цифровизация трудовых книжек позволит работникам оперативно получать доступ к информации о трудовой деятельности, дистанционно оформить пенсию по данным лицевого счета без документального подтверждения, а работодателю – снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек и минимизировать ошибки и неточности в сведениях о трудовой деятельности работников.

Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?

Кроме изменения Трудового кодекса планируется изменить Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Согласно законопроекту № 748744-7 в ПФ РФ работодатели будут передавать следующие сведения по каждому сотруднику: место работы (наименование работодателя и сведения о его переименованиях); выполняемая сотрудником работа и периоды работы (должность (специальность, профессия), квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение, где работает сотрудник); даты приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий); основания расторжения трудового договора.

Как видим, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. При этом фонд уже разработал формы, по которым работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и выдавать их работнику (СЗИ-ТД).

По форме СЗВ-ТД в ПФ РФ сведения нужно будет подавать обо всех принятых и уволенных работниках, а также о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод). Делать это надо будет ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отражая информацию только о работниках, кадровые перестановки в отношении которых были произведены в прошедшем месяце. Это в 2020 году. А с 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа. Форму СЗИ-ТД нужно использовать, чтобы предоставить сведения трудовой книжки работнику по его запросу. Соответственно есть вероятность, что ее придется применять чаще, особенно на первых порах. Кроме того, эту форму нужно будет применять, передавая работнику соответствующие сведения в день его увольнения.

Как организовать переход на электронные трудовые книжки?

2020 год – старт перехода на электронные трудовые книжки. Работодателям нужно уже сейчас начать готовиться к этому. Во-первых, проанализируйте, потребуется ли корректировать локальные нормативные акты учреждения или разрабатывать новые. Если необходимо – займитесь этим, ведь, возможно, еще понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично – с коллективным договором. Во-вторых, нужно оценить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ. Ну и в-третьих, нужно уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом уведомлении нужно указать на право работника выбора (по заявлению) ведения трудовой книжки на бумажном носителе.

Кроме того, нужно сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана ему на руки; сведения о трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

С переходом на электронную трудовую книжку связан естественный вопрос: что будет с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69)? Их не отменят. Однако, вероятнее всего, существенно скорректируют. В настоящее время Минтрудом подготовлен проект приказа об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек. По большей части в этот проект перенесены нормы из ныне действующих правил ведения и хранения трудовых книжек, но отменены некоторые устаревшие требования.

Например, если приказ будет утвержден, то работодателям не потребуется: скреплять сургучной печатью или пломбировать приходно-расходную книгу и книгу учета и движения трудовых книжек; знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью; заверять подписью работника при его увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя.

Подведем итог

Чтобы работник сохранил бумажную книжку, он должен подать работодателю соответствующее заявление. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую нужно продолжать вести одновременно с электронной. Вместо внесения записей в трудовую книжку работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности работника в ПФ РФ. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения должны будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.