Порядок предоставления отпусков регламентирован гл. 19 ТК РФ . Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Однако в отдельных случаях отпуск может быть разделен, продлен, перенесен, а также работник может быть отозван из отпуска по производственной необходимости.

Продление и перенос отпуска

В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Кроме того, если работнику своевременно не были выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с его согласия перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

В зависимости от того, переносится отпуск на другой срок или продлевается, используются разные механизмы расчета отпускных, поэтому важно различать эти понятия. Рассмотрим оба варианта на конкретном примере.

Пример 1.

В период очередного отпуска с 1 по 28 июля работник заболел и был нетрудоспособен с 19 по 23 июля, то есть 5 календарных дней.

Вариант 1: продление отпуска.

Работник поставил в известность работодателя о своей болезни. Его отпуск должен быть продлен на 5 календарный дней, то есть на период с 29 июля по 2 августа. К работе сотрудник должен приступить 3 августа. Следует помнить, что отпуск продлевается на то же количество календарных дней и в этот период могут войти выходные дни.

Вариант 2: перенос отпуска на другой период.

Работник поставил в известность работодателя о своей болезни. В связи с тем, что с 29 июля в отпуск уходит другой сотрудник учреждения, по согласованию с работодателем отпуск работника переносен на период с 6 по 10 сентября. Таким образом, понятие «продление отпуска» означает, что сотрудник выходит из отпуска на работу позже, чем было предусмотрено изначально (то есть его отпуск продлен на определенное количество дней). Если же последний день отпуска сотрудник отгулял в указанный в графике отпусков день и вышел на работу (даже на один день), а впоследствии ему были предоставлены неиспользованные дни отпуска, речь идет о переносе отпуска на другой срок.

Расчет отпускных

Почему важно различать эти понятия? Дело в том, что при продлении ежегодного оплачиваемого отпуска, например на число дней нетрудоспособности, количество фактически использованных дней отпуска будет соответствовать количеству оплаченных дней (Письмо Минтруда РФ от 20.09.2016 № 14-2/В-899). В этом случае пересчитывать отпускные не нужно.

Если же отпуск переносится на другой срок, нужно будет скорректировать изначально начисленную и выплаченную сумму отпускных (уменьшить ее). А за период, когда работник будет догуливать свой отпуск, следует заново рассчитать отпускные. При этом расчетный период будет иной.

Пример 2.

Сотрудница ушла в отпуск с 1 по 29 июня (в период отпуска вошел один праздничный день). В мае она получила отпускные, с которых были уплачены НДФЛ и страховые взносы. 18 июня работница заболела (больничный лист – с 18 по 28 июня). С 30 июня ей был предоставлен новый больничный по 19 июля. Получается, что отпуск был продлен на 1 день. С 20 июля женщина уходит в отпуск по беременности и родам. В организации принято решение о переносе части отпуска этой сотрудницы на период после декретного отпуска.

Нужно ли в таком случае пересчитывать отпускные с части отпуска, приходящейся на период после декретного отпуска? Как быть с НДФЛ и страховыми взносами? Минтруда в Письме от 09.04.2020 № 14-2/В-393 подчеркнуло, что работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск на число совпавших с ним календарных дней нетрудоспособности только в случае временной нетрудоспособности самого работника из-за заболевания или травмы. А в Письме № 14-2/В-899 то же ведомство высказало мнение о необходимости продления ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с предоставлением работнице отпуска по беременности и родам.

Таким образом, в рассматриваемом случае имеет место именно продление очередного оплачиваемого отпуска на период временной нетрудоспособности и на период отпуска по беременности и родам, а не его перенос на другой срок. При продлении ежегодного оплачиваемого отпуска на число дней нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам количество фактически использованных дней отпуска будет соответствовать количеству оплаченных дней (Письмо Минтруда РФ № 14-2/В-899). В этом случае пересчитывать отпускные не нужно.

Также не корректируются удержанный из начисленного и выплаченный до начала ежегодного отпуска среднего заработка НДФЛ и начисленные на него страховые взносы. Отпуск по уходу за ребенком будет предоставлен по окончании ежегодного оплачиваемого отпуска. Если бы отпуск был перенесен на другой срок, следовало бы скорректировать начисленные отпускные, а также исчисленные и уплаченные НДФЛ и страховые взносы.

Итак, если в период отпуска работник заболел (получил травму) или ушел в отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен на количество календарных дней временной нетрудоспособности (с учетом выходных и праздничных дней), совпавших с периодом отпуска, либо по согласованию с работником перенесен на другой срок. Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска у работника наступил случай временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи (например, за ребенком), ежегодный оплачиваемый отпуск продлению не подлежит, а листок нетрудоспособности выдается и оплачивается со дня, когда работник, осуществляющий уход за больным (ребенком), должен приступить к работе.

На это указывают положения п. 46 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (Приказ Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н): в период ежегодного оплачиваемого отпуска листок нетрудоспособности по уходу (в том числе по уходу за больным ребенком) не выдается (не формируется). Вместе с тем абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ установлено, что отпуск должен быть продлен также в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и локальными нормативными актами.

Следовательно, такой случай, как болезнь ребенка, может быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации, принятым работодателем в установленном порядке, в качестве основания для продления ежегодного оплачиваемого отпуска (Письмо Минтруда РФ от 17.06.2020 № 14-2/ООГ-8522).

Документальное оформление

Чтобы отпуск был продлен на соответствующее число дней, работнику необходимо уведомить о болезни (об исполнении гособязанностей) своего работодателя. Личная явка для этого не обязательна, можно воспользоваться телефоном, мессенджером либо электронной почтой. Заявление о продлении отпуска не требуется. Единственный документ, который должен предъявить работник, – листок нетрудоспособности (справка о сдаче крови и т. д.). Согласия работодателя на продление отпуска также не требуется. Работодателю не нужно составлять приказ о продлении отпуска и вносить изменения в график отпусков, но в табеле учета рабочего времени необходимо точно указать дни отпуска и период временной нетрудоспособности (исполнения гособязанностей).

Если же речь идет о переносе отпуска (его части), то работник должен:

написать заявление о переносе отпуска с указанием причины, количества дней, даты начала и окончания отпуска – если отпуск переносится по инициативе работника. При этом время для использования отпуска определяется работодателем, но обязательно с учетом пожелания работника;

подписать согласие на перенос отпуска – если отпуск переносится по инициативе работодателя (например, в связи с производственной необходимостью). Независимо от того, кто является инициатором переноса отпуска, необходимо составить приказ в произвольной форме, завизировать его и внести изменения в график отпусков. В личной карточке после записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано, а какая часть отпуска перенесена.

К сведению: запрещается переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетнему, работнику с вредными и (или) опасными условиями труда или если из-за переноса работнику придется трудиться без отпуска в течение двух лет подряд (ч. 3, 4 ст. 124 ТК РФ).

Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части

В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление отпуска. В этой связи оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество частей (например, 2, 5, 8 дней), если работник и работодатель достигнут соглашения по этому вопросу. Рассматривая аналогичную ситуацию, Роструд в Письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 высказал мнение, что поскольку за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы, чрезмерно дробить отпуск не рекомендуется.

Чиновники также отметили, что работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (например, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска (например, два календарных дня (четверг и пятница)) в соответствии с его заявлением выходные дни в него включаться не должны.

Расчет отпускных

Если по соглашению с работником его отпуск разделен на части, отпускные за каждую часть рассчитываются в общем порядке: исходя из среднего заработка, определяемого за расчетный период, и выплачиваются не менее чем за три дня до начала отпуска.

Документальное оформление

Для исключения спорных ситуаций целесообразно, чтобы сотрудник письменно подтвердил, что он согласен на разделение отпуска на части. Например, в графике отпусков можно предусмотреть графу, в которой бы работник собственноручно написал «согласен с разделением отпуска на части». Если в графике отпусков просто будет стоять подпись работника, это может быть расценено так, что сотрудник был ознакомлен с графиком отпусков, но свое согласие на разделение отпуска на части не дал. Кроме того, подтвердить согласие работника может его заявление, в котором он просит разделить отпуск на части, либо отдельное соглашение о разделении отпуска на части.

Пример 3.

Работница написала заявление на предоставление отпуска продолжительностью 28 календарных дней, однако работодатель настаивает на разделении отпуска на части. В рассматриваемом случае налицо нарушение трудового законодательства, поскольку разделение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно только по взаимному согласию работника и работодателя, а не по указанию какой-либо из сторон трудового договора. Если работник и работодатель не могут прийти к такому соглашению, отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью).

Отзыв из отпуска

Согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Не допускается отзыв из отпуска: работников в возрасте до 18 лет;

беременных женщин;

работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Пример 4.

В текущем рабочем году сотрудник дважды брал отпуск по 7 дней. В июле 2021 года он ушел в отпуск на оставшиеся 14 дней. По производственной необходимости и с согласия работника работодатель отозвал его из отпуска. В рассматриваемом случае каждая из частей отпуска меньше 14 календарных дней, то есть нарушено трудовое законодательство. Минтруд в Письме от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286 указал, что в таком случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример 5.

Работник с его согласия был отозван из отпуска, который он проводил в другом городе. Работодатель компенсировал ему стоимость проезда из места проведения отпуска до дома. В рассматриваемом случае бухгалтер должен учесть следующее: Трудовым кодексом (иными положениями действующего законодательства РФ) не предусмотрено норм, устанавливающих обязанность возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва работника из отпуска. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождаются все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы (и обратно) в случае отзыва работника из отпуска ст. 217 НК РФ не содержит. Следовательно, с учетом положений ст. 41 и 210 НК РФ доходы в виде компенсации работодателем работнику стоимости проезда из места проведения отпуска до дома подлежат обложению НДФЛ. Кроме того, эти выплаты облагаются страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ с учетом положений ст. 421 и 422 НК РФ.

Рассмотрим еще один случай из практики. Пример 6.

Согласно графику отпусков работник находился в очередном отпуске с 1 по 29 июня. В связи с производственной необходимостью он был отозван из отпуска на один день – 12 июня (праздничный день). Отзыв работника из отпуска необходимо оформить в обычном порядке (получить согласие, издать соответствующий приказ). Кроме того, нужно соблюсти требования ст. 113 ТК РФ, предписывающей привлекать сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни только с их письменного согласия. То есть помимо согласия работника на отзыв из отпуска нужно заручиться его согласием на привлечение к работе в праздничный день. Работу 12 июня следует оплатить не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Предоставлять вместо этого нерабочего праздничного дня другой день, по нашему мнению, не нужно, так как нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят. При этом, если сотрудник в качестве компенсации за работу в праздник выберет отгул, его труд нужно будет оплатить в одинарном размере, день отдыха оплате не подлежит. Оплата выходного дня в одинарном размере означает, что работнику, получающему оклад, сверх оклада выплачивается сумма по одинарной дневной ставке. Заработная плата (оклад) в том месяце, когда используется день отдыха, не уменьшается. При этом не имеет значения, берет ли работник день отдыха в текущем месяце или в последующие.

Расчет отпускных

Суммы, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а средний заработок за дни отпуска, предоставленного в другое время, рассчитывается заново.

Документальное оформление

Отзыв работника из отпуска и его согласие необходимо оформить соответствующим распорядительным документом по организации. Также работодателю следует издать в произвольной форме приказ об отзыве работника из отпуска. В нем рекомендуется указать причину отзыва и дату выхода на работу.